Festa de fim de ano, aniversário da empresa, festa junina, roda de conversa, palestras… as opções de eventos internos são diversas e se encaixam em diferentes momentos na estratégia do RH. Porém, uma coisa todos esses eventos internos tem em comum: eles precisam de planejamento.
Um evento interno mal planejado pode:
- Manchar a reputação da empresa para com os colaboradores;
- Piorar o employer branding;
- Diminuir o engajamento em futuros eventos;
- e até atrapalhar os resultados da empresa por fomentar a queda de produtividade e de união entre times.
Por isso, cada evento deve ser enxergado como um momento estratégico único para a empresa e para os colaboradores. Ao visualizar qualquer evento interno desta forma, o planejamento passa a ter um peso importante.
Você sabe como planejar um evento? Sabe por onde começar? Quer evitar algum erro do passado e se adiantar a possíveis equívocos? Então vem com a gente e veja neste artigo algumas dicas de como planejar eventos internos para a sua empresa. Boa leitura!
Por que fazer eventos internos?
Um evento pode, a princípio, parecer apenas uma desculpa para baderna ou um obstáculo que atrapalha entregas e o trabalho de muitos colaboradores. Contudo, se bem feito, um evento transforma a qualidade do trabalho de diversas áreas, melhora a comunicação entre empresa e os funcionários e até fomenta a coesão entre os trabalhadores.
Veja abaixo uma lista de motivos e benefícios que um evento interno pode causar na sua empresa:
Networking com momentos de descontração e interação entre colaboradores
Criar espaços para que os colaboradores relaxem e interajam de forma mais leve contribui para reduzir o estresse e aumentar a sensação de bem-estar. Esses momentos de descontração fortalecem a convivência, aproximam pessoas de diferentes perfis e estimulam um ambiente de trabalho mais saudável e acolhedor. Além disso, eles também reforçam que a empresa também é um lugar para trocas amigáveis e diminui a sensação de competitividade ou de cobrança por entregas.
Fomenta comunicação e união entre áreas
Ao promover os momentos de descontração que comentamos no tópico anterior, os eventos internos quebram barreiras entre setores, permitindo que colaboradores de diferentes áreas troquem experiências e ideias. Essa aproximação fortalece a comunicação, incentiva o trabalho em equipe e gera soluções mais criativas e integradas para os desafios da empresa.
Qualifica colaboradores em temas técnicos
Eventos internos também são feitos para melhorar hard skills ou soft skills úteis para o trabalho e para a socialização dos colaboradores. Por exemplo, palestras, workshops e treinamentos internos são ótimas formas de capacitar o time. Além de aprimorar conhecimentos técnicos, essas ações demonstram o investimento da empresa no desenvolvimento profissional dos colaboradores, aumentando a satisfação e a retenção de talentos.
Alinhamento e nivelamento de próximas ações
Um evento interno, para além de festas comemorativas ou de momentos de treinamento e desenvolvimento, também podem ser oportunidades para deixar todos os colaboradores “na mesma página”. All hands, reuniões de resultados, reuniões para explicar novos posicionamentos ou para apresentar novos produtos ajudam aos colaboradores entenderem os rumos da empresa. Isso aumenta a sensação de transparência, de comunicação clara e de foco entre todos os times.
Estimula ações sociais e trabalha o ESG dentro da empresa
Integrar iniciativas sociais e ambientais aos eventos internos é uma forma prática de colocar em ação a política de ESG. A participação em campanhas, palestras, voluntariados, doações ou atividades sustentáveis reforça o compromisso da empresa com a responsabilidade social e o impacto positivo na comunidade.
Oportunidade para valorização e reconhecimento de conquistas da empresa, de times e colaboradores
Ao celebrar publicamente os esforços individuais e coletivos, a empresa estimula a autoestima profissional e fortalece os laços com a equipe. Por isso, reconhecer resultados e conquistas em eventos internos motiva os colaboradores e reforça o sentimento de pertencimento.
Além disso, comemorar conquistas da empresa também é algo importante. Isso diminuiu o sentimento de cobranças sem retorno, metas inalcançáveis ou a sensação de a empresa estar sem rumo.
Fortalece o engajamento e a produtividade
Colaboradores que se sentem parte de um time unido e valorizado tendem a se engajar mais com as metas da empresa. Sendo assim, criar um evento interno pode estimular essa conexão, resultando em maior motivação e, consequentemente, em uma produtividade mais alta e sustentável. Ou seja, o evento deixa de ser visto como uma pausa desnecessária na produção e passa a ser um momento de motivação para produzir mais.
Trabalha o employer branding na empresa
Ao promover experiências positivas e marcantes, os eventos internos ajudam a construir uma imagem de empresa que valoriza e cuida das pessoas. Por sua vez, isso fortalece o employer branding, o que torna a organização mais atraente para profissionais do mercado e ajuda a reter talentos internos.
Como o RH pode planejar eventos internos bons?
Você sente dificuldade na hora de tirar do papel um evento interno de forma bem sucedida ou está ansiosa para fazer seu primeiro projeto, não se preocupe. Listamos algumas dicas valiosas para o seu evento interno ser mais efetivo e menos caótico.
Mas, antes de começarmos, é preciso ressaltar: eventos tem sim surpresas, correrias e confusões. No entanto, a ideia aqui é mapear ou até mesmo resolver o máximo de questões que podem ser antecipadas já no planejamento. Desse jeito, caso imprevistos aconteçam, sua energia pode se concentrar em resolvê-lo sem ter que se preocupar com processos básicos e que já deveriam estar alinhados antes.
Depois do aviso, vamos às dicas práticas:
Comece pelo objetivo
Qual é a principal meta deste evento? É garantir que todos colaboradores sejam treinados? Quem sabe seria para repassar uma informação relevante sobre o futuro da empresa? É uma data comemorativa e que prestará alguma homenagem para alguma parcela dos colaboradores? Festa de aniversário da empresa? É para comemorar metas trimestrais? Ou para fechar o ano com a confraternização da empresa?
O objetivo final do evento guiará o tom da comunicação, da estrutura, da decoração e de outras decisões importantes. Três grandes dicas para definir bem o objetivo são as seguintes:
- Seu evento sempre poderá ser classificado como uma das três categorias: eventos para comemorar (festa de fim de ano, datas comemorativas, etc), eventos para capacitar (palestras, rodas de conversa, workshops, etc) e eventos para engajar (integração entre top performances de departamentos diferentes, dinâmicas de squads, etc).
- Escreva seu objetivo começando por um verbo. Como, por exemplo, “celebrar com todos os colaboradores o aniversário de 7 anos da empresa em Outubro”. Essa simples frase deve resumir e ser o centro de todas as ações, sendo o mantra do time que preparará o evento interno. Isso deve transparecer em comunicações, decorações, comidas, bebidas e demais formas, fazendo com que todos os convidados saiam do evento com uma ideia clara do que vivenciaram.
- Associe eventos a métricas: medir engajamento através de comparecimentos (ingressos resgatados, confirmações, etc), eNPS, fazer testes depois de treinamentos, acompanhar divulgações de homenagens em redes sociais ou coletar feedback após cada eventos vão ajudar a entender a efetividade dos eventos. Isso, por sua vez, ajuda a defendê-los ou a escolher os mais importantes.
Pense no público-alvo
Pode até parecer simples responder essa pergunta, mas os detalhes fazem a diferença. Obviamente um evento interno tem como foco os colaboradores. Porém, é preciso pensar além.
O evento é exclusivo para colaboradores ou também é aberto para parentes dos colaboradores? Se sim, qual o número máximo de convidados por colaborador? O evento será em locação externa? Se sim, o local possui rampas e banheiros adequados para possíveis convidados com deficiência motora ou de visão? Existe a necessidade de comidas especiais para celíacos ou veganos? Crianças serão permitidas? Existe um espaço exclusivo para elas? Caso seja uma palestra, o palestrante trará pessoas? Ele precisa que algo seja preparado com antecedência?
Até em simples homenagens isso pode acontecer. Pense no Dia dos Pais, por exemplo. O comum é pensar primeiro no trabalhador que é pai. Contudo, sua homenagem poderia conter até os pais dos papais da empresa, lembrando, por exemplo, que os pais dos colaboradores devem ter ensinado lições valiosas e que agora vão para os filhos desses colaboradores. Isso pode envolver talvez uma coleta de depoimentos, fotos ou vídeos para emocionar os colaboradores da sua empresa. Assim, você expande a visão do seu público-alvo para causar um impacto maior.
Esses detalhes talvez não façam diferença em empresas pequenas ou eventos pequenos e internos. Contudo, em empresas maiores e para festas maiores, esses detalhes importam. Ao prestar atenção nisso, todos os colaboradores e familiares se sentirão acolhidos, aumentando ainda mais o apreço e respeito pela empresa.
Planeje até cansar o seu evento interno
Após um período de brainstorming e definições de como será o evento interno, os desafios mais trabalhosos do planejamento começam aqui. Orçamento, fornecedores, logística, cronogramas, comunicações, decorações, brindes, equipamentos de iluminação, som ou outros acessórios… Tudo precisa estar alinhado para que o evento aconteça na data estipulada.
Um bom planejamento se prepara até para o que não estava planejado. Por isso, lembre-se também de reservar uma margem do orçamento para imprevistos. Convidados podem quebrar copos, a comida pode acabar mais cedo do que planejado, o preço dos brindes pode ter sido reajustado desde o orçamento ou o DJ cancelar de última hora. Por isso, ter uma margem de segurança monetária de no mínimo 10% pode ajudar a contornar isso.
Outra dica extra aqui é iniciar com o que irá consumir mais tempo para preparação ou o que precisa ser locado com antecedência. Datas de DJs, espaços (principalmente em se tratando de festas de fim de ano), contratação de serviços de cozinha, bartender, garçom ou limpeza, brindes e similares precisam estar prontos até o dia fatídico. Além disso, é bom também deixar pessoas específicas responsáveis por alguns processos, como alguém para decorações e entretenimento, outro para serviços e outro para comidas e bebidas.
Até o óbvio precisa constar na comunicação
Muitas vezes, por estarmos “mergulhados” no evento, esquecemos que as informações dele estão claras apenas para quem está participando do projeto. Por isso, mapeie tudo o que precisa ser repassado aos colaboradores e convidados para evitar confusões, informações incompletas e constrangimentos.
A programação das atividades, o horário que a comida estará disponível, se há estacionamento no lugar do evento (caso seja feito em locação externa), o dress code, eventuais avisos caso chova, a possibilidade de trazer ou não parentes (incluindo crianças), a necessidade de retirada de convites físicos ou digitais, o mapa do local (se for um local grande), a emissão ou não de certificados (se for um treinamento) ou até mesmo a disponibilidade das fotos pós-evento. Isso e outras informações importantes precisam constar nas formas de divulgação escolhidas (cartaz, e-mails, comunicados internos, rede social corporativa, etc).
Outra parte importante da comunicação é a identidade visual. Ela ajuda a melhorar a experiência e passar profissionalismo para o seu evento interno. Pense então no que quer ser transmitido, em materiais impressos ou digitais, em e-mails e até vídeos para o local do evento. Tudo isso transforma seu evento simples em algo mais sofisticado.
Teste tudo (principalmente os fluxos e a tecnologia)
Com objetivo bem afiado, todos os públicos considerados, planejamento em andamento e comunicação sendo lançada, é hora de testar tudo.
Certifique-se que tudo está correndo bem até o dia do evento – e isso vale tanto para fluxos ou processos (como com serviços de garçom e de fotógrafo) quanto no tocante a tecnologia.
Os responsáveis por cada coisa do evento estão afiados para responder perguntas sobre o evento todo? O projetor tem os cabos necessários para se conectar ao computador do palestrante? O treinamento é por call e, se é, todos tem o link? O evento é presencial e, se é, onde o DJ pode conectar seus aparelhos? Onde estão os talheres do evento? O pagamento do fotógrafo foi antes, será no dia do evento ou acontecerá após? Os brindes vão chegar a tempo?
Tudo isso permite que você acione o “plano B” se precisar, invista aquela reserva de emergência caso necessário ou até mesmo elimine a correria que pode acontecer de pessoas indo de lá para cá buscando informações e atrasando momentos de diversão, conexão ou conhecimento.
Faça avaliações pós-evento
Por fim, não esqueça de coletar feedbacks no pós-evento. Eles são importantes para avaliar a experiência dos seus colaboradores, o atingimento ou não dos objetivos pré-definidos e servem de dados para melhorar os eventos internos seguintes.
Assim, como comentamos anteriormente, somente ao coletar esses dados e avaliações você conseguirá justificar aumentos de budgets ou produção de mais eventos internos estratégicos para a sua empresa.
Como a MarQHR ajuda a produção do seu evento interno?
Apesar de não ser um sistema de RH focado em eventos, a MarQHR tem ferramentas para auxiliar a produção da sua festa de aniversário da empresa, treinamentos ou festa junina da “firma”. Com a gente, você lança comunicados e lembretes a todos os colaboradores, avisando a eles os detalhes do seu evento interno e evitando confusões. Para saber mais, visite a página do módulo Comunicação e Cultura.
Além disso, as pesquisas do nosso módulo de Desenvolvimento de Pessoas vão te ajudar a medir resultados. O evento de treinamento pode, por exemplo, ajudar no PDI de muitos colaboradores. O feedback pode ajudar o RH a saber o que pode melhorar no evento interno, bem como uma pesquisa de eNPS.
Se quiser saber mais, veja o vídeo abaixo e visite a página do módulo para saber mais.
Conclusão
Realizar eventos internos vai além de “bagunças” dentro da empresa. É uma ação estratégica para fortalecer a cultura organizacional, engajar colaboradores e estimular o crescimento profissional e pessoal das equipes. Ao investir nesse tipo de iniciativa, a empresa constrói um ambiente mais integrado, motivador e alinhado aos seus valores, tornando-se um espaço onde as pessoas realmente desejam trabalhar e crescer.
