O tempo representa um dos principais recursos de uma empresa atualmente. Afinal, em um mercado cada vez mais competitivo, os consumidores também se tornam mais informados e exigentes sobre aquilo que consomem.
Diante disso, as empresas precisam agilizar processos e entregar resultados de qualidade no menor tempo possível.
Essa realidade exige planejamento e organização de todas as equipes envolvidas no desenvolvimento do negócio. Quanto maior a demanda, maior precisa ser a otimização do tempo. É nesse ponto que o apontamento de horas ganha importância.
Antes de tudo, sua empresa sabe quanto tempo levou para concluir o último projeto? Talvez ninguém lembre essa informação de cabeça. No entanto, com o apontamento de horas, fica muito mais fácil descobrir esse dado com precisão.
Se você quer entender melhor o tema, está no lugar certo. Neste conteúdo, explicaremos como esse método de gerenciamento do tempo funciona e como ele pode contribuir para a produtividade da sua empresa.
O que é apontamento de horas
O apontamento de horas é o processo que mostra quanto tempo está sendo usado em cada tarefa e projeto. Costuma ser a forma mais prática e simples de identificar onde o tempo de trabalho é investido.
Ele permite que você, gestor, acompanhe com mais precisão quanto tempo os colaboradores estão levando para cumprir suas tarefas durante a jornada de trabalho.
Esse modelo de acompanhamento de horas também é valioso para os trabalhadores. Ela permite que todos tenham um panorama das atividades que demandam mais tempo e das tarefas que podem ser concluídas com rapidez.
Isso ajuda os profissionais a mapear melhor suas rotinas de trabalho e otimizar as tarefas ao longo dos dias.
Como funciona
Para realizar o apontamento de horas, é preciso que todos os funcionários da empresa anotem a hora exata em que começaram a realizar uma determinada atividade ou projeto.
Quando a tarefa for finalizada, os profissionais devem anotar, então, o horário em que a terminaram, criando, desta forma, um histórico de horas que foram investidas em determinada demanda.
Esse processo pode ser feito tanto de forma manual quanto por meio de softwares integrados ao sistema de controle de ponto, como a MarQ por exemplo.
Com o nosso sistema é possível controlar as atividades externas dos seus colaboradores, trazendo a relação de tempo dedicado a determinado local e quais atividades foram realizadas. Tudo isso, graças a nossa ferramenta check-in.
A partir dessas informações, você e os outros gestores poderão analisar se um funcionário está levando muito tempo para realizar um projeto, e o que pode ser feito para ajudá-lo a ter uma melhor gestão sobre todos os seus deveres diários.
Além disso, este apontamento também pode ser usado como forma de contabilizar todas as horas trabalhadas pelos colaboradores.
Mas afinal, por que sua empresa deve se preocupar em saber esse tempo gasto por cada funcionário em suas tarefas? Vamos descobrir.
Por que a sua empresa deve fazer apontamento de horas?
A rotina em muitas empresas pode se tornar extremamente cansativa devido à grande quantidade de tarefas e projetos a serem entregues. Se não houver o mínimo de organização, com certeza muitas dessas atividades poderão sofrer atrasos ou até mesmo terem erros.
Por isso, o apontamento de horas é tão importante. É por meio dele que você conseguirá mensurar se os colaboradores estão conseguindo lidar com as demandas da organização, e o que pode ser feito para otimizar o tempo de cada funcionário.
Benefícios do apontamento de horas
Agora, vamos te mostrar alguns dos principais benefícios que essa prática pode trazer para o dia a dia de qualquer negócio, especialmente daqueles que desejam reduzir custos e aumentar a produtividade interna.
Mensuração de demandas
O apontamento de horas tem como principal objetivo mensurar quanto tempo cada atividade exige e identificar oportunidades de melhoria na rotina dos colaboradores.
Com essa análise, a empresa consegue entender se precisa redistribuir demandas, contratar mais profissionais, eliminar tarefas repetidas ou ajustar processos para otimizar o trabalho das equipes.
Redução de custos
O apontamento também permite que os gestores acompanhem quantas horas extras e saldos de horas no banco de horas cada colaborador tem.
Esse panorama ajuda os gestores a entenderem situações de muitas horas extras, por exemplo, que tendem a aumentar os valores da folha de pagamento, e otimizarem as jornadas de trabalho para reduzir a necessidade dos funcionários em trabalharem além do horário normal.
Antecipar imprevistos nas tarefas
Os gestores que já implementaram o apontamento de horas entre suas equipes conseguem prever possíveis imprevistos ao longo do caminho.
O apontamento de horas também facilita a solução de problemas relacionados à demanda de trabalho, permitindo que todos se reorganizem, de acordo com suas possibilidades, para alocar mais recursos nas tarefas necessárias.
Melhoria no planejamento interno
Quando a empresa transforma o apontamento de horas em rotina, ela melhora o planejamento de todas as frentes ligadas ao desenvolvimento do negócio.
Isso acontece porque o apontamento mostra, com clareza, quanto tempo cada etapa exige para a entrega de um serviço. Além disso, ajuda a entender quantas atividades cada colaborador realiza por dia, quais imprevistos podem surgir e quais ajustes a gestão precisa fazer para otimizar os processos.
Produtividade
A produtividade não está relacionada ao tempo da jornada de trabalho. Isso porque é fácil que um colaborador se distraia durante o dia a dia e passe pouquíssimo tempo realmente focado em suas atividades. Com o apontamento de horas fica mais fácil visualizar a real produtividade das pessoas e o tempo de foco em cada tarefa.
Por falar em produtividade, leia nosso artigo sobre ‘’Produtividade do RH: 5 passos para aumentar’’.
Qual a diferença entre apontamento de horas e jornada de trabalho?
Em um primeiro momento, o conceito de apontamento de horas pode parecer semelhante ao controle de jornada de trabalho. No entanto, os dois processos têm finalidades diferentes.
O controle de jornada acompanha os horários de entrada, intervalos e saída dos colaboradores. Com isso, a empresa registra a frequência, identifica faltas e acompanha a assiduidade no trabalho.
Esse controle ajuda a empresa a monitorar a frequência dos funcionários e a manter a conformidade com a legislação trabalhista.
Esse é o papel do sistema de ponto eletrônico como a MarQ, ele garante que a sua empresa está cumprindo a legislação e consegue identificar a frequência dos funcionários.
Isso inclui faltas, atrasos, horas estendidas, licenças e outros acontecimentos relacionados à jornada que toda empresa precisa acompanhar.
Já o apontamento de horas registra, de forma mais detalhada, as atividades realizadas durante a jornada de trabalho. Em outras palavras, ele mostra como o colaborador utiliza o tempo ao longo do expediente.
Nesse sentido, empresas que unem apontamento de horas e controle de jornada conseguem aproveitar melhor as informações coletadas. Afinal, elas passam a ter dados completos sobre diferentes aspectos da rotina dos colaboradores.
Aqui na MarQ podemos te ajudar a dar início a esse processo com nosso sistema de controle de ponto online. Você pode testar nossa solução gratuitamente durante 7 dias clicando aqui.
Conclusão
O apontamento de horas ajuda a analisar com precisão quanto tempo os colaboradores dedicam a cada tarefa.
Com esse método, a empresa entende o tempo real necessário para concluir um projeto. Assim, consegue planejar melhor as entregas, definir prazos mais realistas e evitar a sobrecarga da equipe.
Também fica mais fácil visualizar a operação como um todo. Com esses dados, os gestores identificam gargalos, sobrecargas e etapas que já funcionam bem.
Depois de entender esses benefícios, vale considerar o apontamento de horas na rotina da empresa. Afinal, toda organização busca mais produtividade no dia a dia, e essa prática contribui diretamente para esse objetivo.
Integrar esse processo a um controle de ponto moderno e completo, como o da MarQ, ajuda a otimizar a gestão e traz mais segurança ao registro dos horários.
A ferramenta de check-in da MarQ também apoia o controle de atividades externas. Com ela, a empresa acompanha o tempo dedicado a cada local e identifica quais atividades os colaboradores realizaram.
Entre em contato com um dos consultores da MarQ e descubra como a tecnologia pode facilitar a rotina da sua empresa.
