O Inventário MarQ é a solução da MarQ HR para empresas que precisam organizar materiais, controlar equipamentos corporativos e acompanhar tudo o que é entregue aos colaboradores.
Com a ferramenta, informações sobre estoque, responsáveis, movimentações e devoluções ficam reunidas em um só lugar.
Afinal, saber quantos notebooks existem na empresa é importante. Mas identificar quem está utilizando cada equipamento, quando ele foi entregue e se existe um termo assinado faz toda a diferença na rotina do RH e DP.
Para facilitar esse controle, o Inventário MarQ reúne funcionalidades que ajudam a acompanhar os materiais desde o cadastro até a devolução, incluindo a gestão de kits e a assinatura eletrônica de termos.
Neste artigo, descubra como a ferramenta funciona, quais problemas ajuda a resolver e como pode trazer mais organização para a gestão de equipamentos da sua empresa. Tudo isso sem depender daquela planilha que parece ter vida própria. Boa leitura!
O que é o Inventário MarQ?
O Inventário MarQ é uma ferramenta de gestão de ativos e equipamentos corporativos integrada à plataforma da MarQ HR.
Sua principal finalidade é centralizar o controle dos materiais da empresa e acompanhar os itens que ficam sob responsabilidade dos colaboradores.
Na prática, permite cadastrar diferentes tipos de materiais, consultar quantidades disponíveis, registrar entregas e devoluções e acompanhar o histórico de movimentações.
Entre os itens que podem fazer parte do inventário estão:
- Notebooks, celulares e periféricos de informática;
- Uniformes, crachás e materiais de trabalho;
- Ferramentas e equipamentos operacionais;
- Equipamentos de Proteção Individual (EPIs);
- Materiais utilizados na montagem de kits para colaboradores.
Por estar integrado à MarQ HR, o módulo utiliza informações dos colaboradores cadastrados na plataforma. Dessa forma, a empresa consegue associar os equipamentos diretamente às pessoas que os receberam.
O objetivo não é substituir um sistema contábil ou de compras, mas facilitar o controle do estoque e da posse dos equipamentos, conectando os materiais às pessoas responsáveis por sua utilização.
Assim, o RH e o Departamento Pessoal conseguem consultar o que está disponível, o que foi entregue e quais itens ainda precisam retornar à empresa.
Quais problemas o Inventário MarQ ajuda a resolver?
O Inventário MarQ foi desenvolvido para simplificar situações comuns em empresas que distribuem materiais e equipamentos aos colaboradores.
Quando o controle acontece por planilhas, documentos impressos e informações compartilhadas entre diferentes setores, localizar um registro pode exigir várias conferências.
A ferramenta ajuda a organizar essas informações e permite acompanhar cada etapa da movimentação dos itens.
Dificuldade para saber quem está com cada equipamento
Imagine que um colaborador recebeu um notebook, um mouse e um headset durante a admissão. Meses depois, o RH precisa identificar quais equipamentos continuam sob sua responsabilidade.
Se essas informações estiverem espalhadas em diferentes arquivos, a consulta pode depender de registros antigos ou da confirmação de outros profissionais.
Com o Inventário MarQ, cada entrega fica vinculada ao colaborador. É possível consultar os materiais em sua posse, as datas de entrega, os termos associados e o histórico de devoluções.
Falta de organização nas movimentações do estoque
Outra dificuldade aparece quando os materiais circulam entre diferentes locais da empresa.
Um equipamento pode sair do almoxarifado, ser entregue a um colaborador, retornar ao estoque ou seguir para manutenção. Sem registros consistentes, acompanhar essas movimentações exige um esforço adicional.
O Inventário MarQ permite registrar entradas, saídas, transferências, devoluções e ajustes de estoque.
Além disso, o histórico identifica as movimentações realizadas, facilitando a consulta sobre o que aconteceu com cada item.
Equipamentos esquecidos durante o desligamento
O desligamento de um colaborador envolve documentos, prazos e diferentes atividades do Departamento Pessoal. Nesse processo, a devolução dos equipamentos também precisa de atenção.
Um notebook, celular ou crachá que permanece com o profissional após sua saída pode gerar pendências para a empresa.
O Inventário MarQ facilita essa conferência ao mostrar os itens que continuam associados ao colaborador, inclusive quando ele já está desligado.
A ferramenta também permite acompanhar o valor residual dos equipamentos e registrar devoluções, perdas ou danos.
Dessa forma, o DP consegue identificar pendências antes de concluir os procedimentos internos de devolução.
Atenção: a identificação de um equipamento não devolvido não autoriza automaticamente descontos nas verbas rescisórias. Qualquer desconto deve respeitar a legislação trabalhista e as condições aplicáveis ao caso.
Como começar a usar o Inventário MarQ?
O Inventário MarQ reúne recursos para organizar o estoque, registrar movimentações e acompanhar os equipamentos entregues aos colaboradores.
A ferramenta pode ser acessada pelo painel administrativo da MarQ HR, na área de Departamento Pessoal, em Inventário, conforme as permissões de cada usuário.
Confira as principais funcionalidades.
1. Cadastro de itens e controle de estoque por local
O primeiro passo é cadastrar os materiais que fazem parte do inventário da empresa.
No Inventário MarQ, é possível registrar informações como nome, código, categoria, marca, fornecedor, tamanho e quantidade disponível.
A ferramenta oferece três possibilidades para facilitar esse processo:
- Cadastro manual: permite adicionar cada item e preencher suas informações;
- Importação por planilha: facilita a inclusão de materiais que já estão registrados em um controle anterior;
- Modelos por segmento: apresentam sugestões de itens conforme a atividade da empresa, como construção civil, indústria, saúde e tecnologia.
Depois do cadastro, os responsáveis podem acompanhar a quantidade disponível em cada local, como matriz, filiais ou almoxarifados.
Também é possível definir estoques mínimos e identificar materiais que precisam de reposição.
Por exemplo, uma empresa pode ter 30 uniformes disponíveis no total, mas apenas duas unidades do tamanho M. Ao controlar os tamanhos separadamente, o RH consegue identificar a necessidade de reposição com mais precisão.
Para equipamentos individualizados, como notebooks e celulares, o Inventário MarQ também permite utilizar números de série, facilitando a identificação de cada unidade.
2. Registro de movimentações e histórico de entregas
Depois de cadastrar os itens, é importante manter o controle das movimentações.
O Inventário MarQ registra operações como entrada de materiais, entrega aos colaboradores, transferência entre locais, devolução e baixa de equipamentos.
Cada movimentação fica associada às informações relevantes, incluindo itens, quantidade, data e responsável pelo registro.
Isso permite consultar o histórico sempre que necessário.
Imagine que um colaborador recebeu um celular corporativo e, posteriormente, precisou substituí-lo. O RH pode registrar a devolução do equipamento anterior e a entrega do novo aparelho.
Assim, o histórico permanece organizado, sem depender de anotações separadas.
Outro diferencial é a rastreabilidade dos lançamentos. Quando uma movimentação precisa de correção, o sistema utiliza um registro de estorno, preservando a informação original no histórico.
3. Termos de responsabilidade e assinatura eletrônica
O termo de responsabilidade de equipamentos é um documento utilizado para formalizar a entrega de materiais aos colaboradores.
Ele identifica os itens recebidos e registra as condições e responsabilidades relacionadas ao uso, à conservação e à devolução, conforme as regras aplicáveis.
No Inventário MarQ, a empresa pode gerar termos associados às entregas e devoluções de equipamentos.
O colaborador também pode realizar a assinatura eletrônica pelo aplicativo da MarQ HR.
O sistema mantém informações relacionadas à assinatura, como data, horário e dispositivo utilizado. Além disso, os documentos assinados ficam disponíveis na área de documentos do colaborador.
Na prática, isso facilita a consulta aos comprovantes e reduz a necessidade de manter documentos físicos separados dos registros de entrega.
A ferramenta ainda permite acompanhar termos pendentes de assinatura, ajudando o RH a identificar documentos que precisam de atenção.
4. Criação de kits personalizados para colaboradores
A entrega de materiais costuma fazer parte da rotina de integração de novos profissionais.
Dependendo do cargo, o colaborador pode precisar receber diversos itens antes de iniciar suas atividades.
Com o Inventário MarQ, a empresa consegue criar kits personalizados e agrupar materiais destinados a uma mesma entrega.
Um kit de boas-vindas, por exemplo, pode reunir:
- Notebook corporativo;
- Mouse e headset;
- Crachá de identificação;
- Uniforme, quando necessário;
- Outros materiais previstos para a função.
Em vez de organizar cada entrega de forma isolada, o RH consegue preparar um conjunto de itens conforme as necessidades do colaborador.
Além disso, o sistema permite verificar a disponibilidade dos materiais que compõem os kits.
Essa funcionalidade também pode ser utilizada para organizar equipamentos de trabalho destinados a funções específicas, como profissionais de manutenção, técnicos e equipes operacionais.
5. Controle de EPIs e acompanhamento de validade
Empresas que utilizam Equipamentos de Proteção Individual precisam acompanhar não apenas a quantidade disponível, mas também as condições de fornecimento e substituição.
O Inventário MarQ permite identificar materiais cadastrados como EPIs e registrar informações relacionadas ao Certificado de Aprovação (CA), validade e vida útil.
A ferramenta também acompanha datas de substituição e sinaliza equipamentos que precisam de atenção. Durante o fluxo de entrega, existem verificações que impedem a liberação de EPIs com CA ou validade cadastrados como vencidos.
Outra funcionalidade é a geração da ficha de EPI por colaborador, reunindo informações sobre entregas, devoluções e registros associados.
Esse acompanhamento é relevante porque a Norma Regulamentadora nº 6 (NR-6), do Ministério do Trabalho e Emprego, estabelece obrigações relacionadas ao fornecimento e à utilização de EPIs.
Entre essas obrigações está o registro do fornecimento ao trabalhador, que pode ocorrer por meio de livros, fichas ou sistema eletrônico. Quando adotado, o sistema eletrônico deve permitir a extração de relatórios.
Vale lembrar que o uso de uma ferramenta de controle não substitui as demais responsabilidades da empresa em relação à segurança do trabalho, como seleção adequada, orientação e substituição dos equipamentos.
6. Solicitações de materiais pelos colaboradores
O Inventário MarQ também oferece um fluxo para solicitação de materiais.
Por meio da plataforma, o colaborador pode selecionar o item necessário, informar a quantidade e justificar o pedido.
Um profissional que precisa substituir uma luva danificada, por exemplo, pode registrar a solicitação e acompanhar sua situação.
O responsável recebe o pedido para análise e pode aprová-lo ou recusá-lo. Quando aprovado, a entrega é registrada no inventário.
Dessa forma, a solicitação deixa de depender exclusivamente de mensagens, e-mails ou conversas informais, mantendo o histórico acessível para consulta.
Quais são os benefícios de usar o Inventário MarQ?
O principal benefício do Inventário MarQ é reunir informações sobre materiais, estoque e colaboradores em uma mesma ferramenta.
Isso oferece mais visibilidade sobre a utilização dos equipamentos e facilita atividades que dependem de registros atualizados.
Entre as vantagens estão:
- Centralização das informações: os materiais, saldos e registros de entrega ficam disponíveis em um único ambiente;
- Maior rastreabilidade: cada movimentação pode ser consultada no histórico, facilitando conferências;
- Controle por colaborador: o RH identifica os equipamentos que estão com cada pessoa e acompanha suas devoluções;
- Organização documental: os termos de responsabilidade ficam associados às entregas realizadas. Os documentos assinados são armazenados automaticamente na pasta do colaborador, facilitando consultas e reduzindo o trabalho com arquivos físicos;
- Mais visibilidade do estoque: os responsáveis acompanham quantidades, locais e necessidades de reposição.
- Apoio às admissões e aos desligamentos: a ferramenta facilita a preparação de kits e a identificação de materiais pendentes de devolução.
Além disso, o Inventário MarQ possui indicadores e relatórios que ajudam a analisar estoques e custos dos materiais.
A ferramenta permite acompanhar níveis de estoque, custos por categoria e itens que precisam de reposição.
Essas informações oferecem apoio para decisões sobre reposição e distribuição dos materiais, sem exigir consultas a diferentes planilhas e a gestão de documentos.
Para quais empresas o Inventário MarQ é indicado?
O Inventário MarQ pode ser útil para empresas que precisam controlar equipamentos corporativos, organizar materiais de trabalho ou formalizar entregas aos colaboradores.
A necessidade desse controle não depende apenas da quantidade de equipamentos disponíveis. Também está relacionada à frequência das movimentações e à importância de acompanhar quem está utilizando cada item.
Alguns exemplos de aplicação são:
| Segmento | Exemplos de materiais controlados |
| Tecnologia e escritórios | Notebooks, celulares, monitores e periféricos |
| Construção civil | Capacetes, botas, ferramentas e EPIs |
| Indústria | Uniformes, equipamentos de proteção e ferramentas |
| Saúde e clínicas | Uniformes, EPIs e materiais de trabalho |
| Logística e operações | Coletores de dados, uniformes e equipamentos operacionais |
| Restaurantes e alimentação | Uniformes, calçados de segurança e materiais de trabalho |
Em empresas com colaboradores distribuídos em diferentes unidades, o controle por local também ajuda a acompanhar onde os materiais estão armazenados.
Já organizações que realizam admissões frequentes podem utilizar kits personalizados para padronizar a distribuição de equipamentos.
Para quem o Inventário foi feito?
A ferramenta atende diferentes necessidades dentro da mesma empresa, como:
- RH e Departamento Pessoal são os usuários principais;
- O almoxarifado, ou o responsável pelo estoque;
- A Segurança do Trabalho acompanha os EPIs;
- Gestores e liderança;
- O colaborador também usa o Inventário.
Conheça o Inventário MarQ e organize o controle de equipamentos da sua empresa
Controlar equipamentos corporativos envolve muito mais do que registrar quantidades em estoque.
Também é necessário acompanhar entregas, identificar responsáveis, organizar documentos e garantir que as devoluções sejam registradas.
O Inventário MarQ reúne essas informações em um só lugar e oferece recursos que ajudam o RH, o Departamento Pessoal e os responsáveis pelo estoque a manter uma rotina mais organizada.
Com o cadastro de materiais, o histórico de movimentações, os termos de responsabilidade e a criação de kits personalizados, a empresa consegue acompanhar os equipamentos durante diferentes etapas da relação com os colaboradores.
Perguntas frequentes sobre o Inventário MarQ
A gestão de ativos envolve o cadastro, a identificação e o acompanhamento dos bens e equipamentos utilizados pela empresa. O Inventário MarQ ajuda a controlar materiais, estoques, entregas e devoluções, permitindo identificar quais itens estão disponíveis e quais permanecem com os colaboradores.
O controle deve incluir a identificação do equipamento, o nome do colaborador, a data de entrega e os registros de devolução. O Inventário MarQ centraliza essas informações, vincula os materiais aos responsáveis e permite acompanhar o histórico de movimentações e os termos de responsabilidade.
Um inventário de equipamentos deve reunir informações como nome do item, código de identificação, quantidade, localização, estado de conservação e responsável pela utilização. Quando necessário, também pode incluir número de série, marca, fornecedor, validade e histórico de movimentações.
O termo de responsabilidade formaliza a entrega de um equipamento ao colaborador e registra as condições relacionadas ao uso, à conservação e à devolução. No Inventário MarQ, a empresa pode gerar esses documentos e acompanhar as assinaturas eletrônicas, facilitando a consulta aos registros.
Para organizar o estoque, é importante cadastrar os materiais, identificar os locais de armazenamento, registrar entradas e saídas e acompanhar quantidades disponíveis. O Inventário MarQ reúne essas informações e permite consultar movimentações, controlar estoques mínimos e identificar itens que precisam de reposição.
