Pensando em uma melhor estruturação da empresa, foi criado um documento chamado POP, ele nada mais é que um descritivo que ajuda o time a entender como executar as atividades.
Afinal, diversas empresas têm dificuldade em criar processos dentro da empresa, e isso é um problema que afeta diretamente toda a equipe como também os planejamentos estratégicos, pois sem isso é quase impossível manter um padrão de qualidade.
Quer aprender como criar esse documento e como colocar em prática na sua empresa? Então confira tudo no artigo a seguir.
O que é POP?
POP significa Procedimento Operacional Padrão. Como falamos anteriormente, ele tem o objetivo de detalhar recomendações, práticas e formas de executar as atividades na empresa.
Sua intenção é garantir a padronização na execução das atividades. Dessa forma, a empresa reduz as chances de erros e assegura um padrão de qualidade nas entregas.
Como definir os objetivos do POP?
Definir processos é primordial, afinal ele está ligado diretamente com a qualidade e desempenho. O POP vai ajudar a sua empresa a manter um padrão na execução das demandas diárias, para não ocorrer desvio de qualidade nas atividades.
Assim, criar um documento descritivo ajuda a prever eventuais problemas e emergências, criando um padrão de comportamento para que cada parte da gestão seja feita da melhor forma possível.
Por que padronizar processos?
Ainda não conseguimos convencer você das vantagens de mapear e padronizar as atividades com uso do POP? Confira a seguir alguns dos benefícios de implementar esse documento na sua empresa.
Ajuda os novos colaboradores
O POP pode ajudar a empresa com as atividades e demandas, padronizando elas fica muito mais fácil realizar orientações para os novos colaboradores, assim as chances deles entregarem as atividades de forma mais assertiva e conseguirem se adaptar a forma que a empresa executas as atividades é muito mais fácil.
Sendo assim, o POP garante mais segurança para empresa e para os funcionários, pois estão cientes do que realmente é importante para empresa.
Otimiza processos
Tendo esse documento padronizado, ele garante uma qualidade superior na entrega de demandas, além de otimizar o tempo do time. Afinal, o POP diz de forma detalhada como deve ser executada a atividade, minimizado os possíveis erros.
Dessa forma, a empresa consegue deixar o colaborador mais produtivo, extraindo o melhor desempenho e eficiência.
A chances de erros processuais diminuem consideravelmente, evitando a necessidade de alterações e garantindo mais sucesso para as atividades.
Como aplicar o POP?
O POP deve ser aplicado principalmente em atividades que impactam os resultados da empresa. Por isso, é importante validar a necessidade do seu negócio.
Porém, é importante entender que cada aplicação precisará de um documento específico, logo, apresentará variações em sua produção.
Como elaborar um POP?
Ele deve ser elaborado com atenção e precisa estar dentro da estrutura e formato adotados pela empresa. É bacana que exista uma validação formal, como uma assinatura do responsável.
Confira alguns passos básicos para adaptá-los à realidade do seu negócio.
Qual objetivo esperado?
Nessa etapa, você ainda não precisa descrever as atividades que serão realizadas, mas sim definir o intuito do documento.
Além disso, você deve definir o nome do POP, informando de forma direta e explícita o processo ou a atividade a ser desenvolvida.
Porém, ao definir um objetivo, é importante se questionar se a empresa realmente precisa de um POP para ele ou se já existem outros documentos com o mesmo propósito. Muitas vezes, você só precisará revisar e aprimorar um protocolo já criado.
Escolha o formato
Depois de definir o objetivo, é importante estabelecer a formatação do documento. Se sua empresa já utiliza outros procedimentos operacionais padrões e já tem os documentos finalizados, a dica é replicar o formato para novos processos.
No entanto, separamos aqui alguns exemplos de modelos que você pode aplicar:
Modelo simplificado
Normalmente só incluindo uma lista numerada das etapas que precisam ser executadas para se completar um processo.
No entanto, especialistas recomendam que você só use este método quando o processo em questão é simples e direto. Melhor ainda se ele puder ser completado sem chances de falhar.
Hierárquico
Hierárquico é bem mais detalhado na forma de descrever como completar cada passo do processo. Além de você descrever os passos 1, 2 e 3 (e assim por diante), também é necessário incluir sub-etapas (1a, 1b, etc.).
Além disso, esse formato se adapta melhor a tarefas mais complexas, que exigem mais contexto ou verificações mais detalhadas antes de concluir cada etapa.
Fluxograma
Para completar, finalmente chegamos no tipo de POP mais complexo de todos. Trata-se do Procedimento Operacional Padrão em estilo de fluxograma, que é o mais indicado para se usar em situações que tenham múltiplos resultados possíveis.
Geralmente, quando for criar um fluxograma, você precisa levar em conta a maneira como o passo anterior vai afetar como a sua equipe precisa lidar com os próximos passos.
Você verá que, em múltiplas situações, será necessário que quem está seguindo o POP decida como vai prosseguir. Com isso, existem certos caminhos no fluxograma que simplesmente não vão servir dependendo do conteúdo do documento e do contexto em que está sendo executada a tarefa.
Forneça ações corretivas
Por fim, é importante que você aponte ações para quando a empresa não conseguir cumprir algum dos passos planejados ou quando ocorrerem falhas no processo. Para isso, identifique o que pode gerar erros nos processos e como corrigir cada erro de forma a reduzir o impacto no negócio.
Como usar o POP na gestão de pessoas?
Portanto, gerenciar pessoas não é um papel fácil, mas o POP é um documento importante para diversas áreas e setores da empresa. Logo, o RH também pode utilizar essa ferramenta. Além da utilização do POP, você pode contar com a nossa ferramenta de gestão e controle de ponto, com ela é possível otimizar em até 90% o tempo do seu RH.
Nesse contexto, com a nossa ferramenta é possível fornecer os passos e ações importantes em processos, como:
- Recrutamento e seleção;
- Pesquisas de clima organizacional com a ferramenta de feedback;
- Coleta e análise de dados sobre os colaboradores;
- Avaliações de desempenho.
Em outras palavras, sua aplicação no RH faz com que o setor atue de maneira mais estruturada, garantindo mais eficiência nas atividades e melhorando a gestão de pessoas.
No entanto, na hora de elaborar o POP, é importante que a empresa faça uma autoanálise e identifique seus principais processos e atividades. Entenda que copiar ou replicar o procedimento operacional padrão de outras organizações é um erro, já que as realidades internas podem ser muito distintas.
Conclusão
Em suma, nós explicamos o que é POP (Procedimento Operacional Padrão) e explicamos como implementá-lo na sua empresa. Se aplicado corretamente, ele vai permitir que a sua empresa consiga entregar os resultados que busca com consistência.
