Fazer o gerenciamento de projetos não é algo fácil, ainda mais quando o mesmo sofre alterações, isso pode causar, vários problemas e muita desorganização. Por isso o uso do EAP (estrutura analítica do projeto), a partir dela é possível desenvolver trabalhos de forma mais assertiva.
Quer saber mais sobre a EAP? Continue acompanhado esse conteúdo!
Afinal o que é EAP?
A EAP (Estrutura Analítica do Projeto) é um diagrama que organiza o escopo do projeto de forma visual, hierárquica e em partes menores, a fim de facilitar o gerenciamento das entregas.
Ao desenvolver uma EAP, a pessoa responsável pelo projeto estabelece as fases principais e, em seguida, mapeia as tarefas necessárias para atingir esses resultados. Entender melhor quais são as etapas de cada plano e o que é necessário para concluir cada fase, além da ordem de prioridade, orientará o gerente de projeto na organização e comunicação com os seus liderados.
Qual a diferença entre EAP, Cronograma e Escopo?
Mas afinal, qual diferença do EAP para outras ferramentas de organização como o cronograma e o escopo. Apesar de todos eles auxiliarem de alguma forma na conclusão do projeto, não são a mesma coisa e podem ser complementares. Para exemplificar melhor, vamos abordar cada um deles individualmente.
Escopo de produto: é o primeiro passo. Nesse documento, o cliente define o produto ou serviço desejado e descreve as características esperadas para o resultado final.
Escopo de projeto: depois de mapear o que se espera do produto ou serviço finalizado, o gestor deve concentrar no escopo do projeto o que é necessário fazer para atender às expectativas do cliente. Ele determina como a equipe executará o projeto.
Estrutura Analítica do Projeto: a EAP terá um olhar mais analítico para as demandas do projeto e definirá a ordem de prioridade. Nesta ferramenta, não há detalhamento sobre cada atividade, mas sim de um pacote de trabalho, criando grupos ou etapas.
Cronograma: muitas empresas e setores utilizam essa ferramenta para definir todas as atividades e o prazo de conclusão de cada uma. Um cronograma também indicará o responsável pelas demandas e qual o atual status.
O processo de criação da EAP
O responsável pelo projeto deve determinar a elaboração da mesma, em conjunto com a sua equipe. Isso depende dos objetivos do projeto, que podem direcionar a estrutura para o produto ou para o tempo de execução. Para montar a EAP existe quatro formas base, são elas:
- Ciclo de vida do projeto;
- Por entregas do projeto;
- Por subprojetos que compõe o projeto;
- E Híbrida que mescla todos os itens anteriores.
O nível de detalhamento da EAP também é relativo, pois as características do projeto acabam ditando o número de níveis utilizados. Entretanto, alguns passos são padrão na hora de criar a Estrutura Analítica do Projeto. Vejamos eles a seguir:
1. Faça um mapeamento
O primeiro passo para montar a EAP é mapear os requisitos. Se a equipe não esclarecer bem esses objetivos, ficará difícil definir o trabalho necessário e identificar os pacotes de entrega essenciais para o sucesso do projeto.
2.Crie a EAP
Depois da elaboração dos documentos que a precedem, para isso, é possível utilizar a técnica de decomposição, de modo a dividir e subdividir o escopo e suas entregas em partes menores.
Vale lembrar que a EAP deve ser simples e visual.
3.Valide a EAP com as partes interessadas
É muito importante que as partes interessadas do projeto validem a EAP. Para isso, é necessário fazer uma reunião para apresentar, discutir, revisar e criar a versão final da estrutura analítica do projeto.
Depois de aprovada, a EAP estará pronta para ser utilizada!
Independentemente da estratégia de decomposição escolhida, existem algumas dicas e regras interessantes para levar em conta na hora de montar a EAP. Vamos conferir algumas das principais:
Regra dos 100%
Essa regra define que os níveis abaixo de cada pacote de trabalho devem conter apenas as demandas necessárias para concluir aquele determinado item, ou seja, 100% do que é preciso para finalizar. Sendo assim, a equipe não deve incluir atividades extras ou de apoio nessa EAP. Além disso, também não pode haver nenhum trabalho a menos.
Regra 8-80
Neste caso, determina-se que cada projeto de trabalho pode possuir de 8 a 80 horas de trabalho envolvidas, nem mais, nem menos.
O limite mínimo de 8 horas ajuda a equipe a evitar um detalhamento excessivo no diagrama da EAP. Por outro lado, o máximo de 80 horas evita pacotes de trabalho grandes demais, com muitas atividades. Ambos os casos geram dificuldades no gerenciamento.
Quais os níveis da estrutura analítica do projeto?
Um dos livros mais conhecidos sobre gestão de projetos, o Guia PMBOK®, cita pelo menos 6 níveis
- 1: Programa;
- 2: Projeto;
- 3: Tarefa;
- 4: Subtarefa;
- 5: Produto de trabalho;
- 6: Nível de esforço.
Entretanto, por ser muito detalhada, a maioria dos gestores têm optado por utilizar níveis de acordo com o projeto, pois eles podem ser mais ou menos complexos. .
De qualquer forma, existe uma numeração a ser seguida. O nível 1, mais alto, (o projeto em si), por exemplo, será sempre designado pelo 1.0. Os pacotes de trabalho abaixo dele serão o nível 2 e a numeração será 1.1, 1.2 e assim por diante. As atividades dentro desses grupos são o nível 3 e devem ser numeradas assim 1.1.1, 1.1.2, etc.
Modelo de EAP
Quando uma empresa trabalha frequentemente com o mesmo tipo de projeto, é interessante que certas informações sejam consolidadas em um modelo adaptável que será utilizado como padrão para os projetos de natureza semelhante.
Isso ajuda a tornar a elaboração da EAP de novos projetos algo muito mais rápido, economizando tempo, recursos e garantindo maior assertividade nos resultados, pois aquele modelo já foi testado e teve sua efetividade comprovada.
E então, conseguiu entender como fazer a estrutura analítica de projeto? Qualquer dúvida, basta deixar um comentário. Ainda, não deixe de checar nosso guia avançado de gestão de projetos para aprimorar ainda mais seus conhecimentos em gerenciamento de projetos!
Os critérios de sucesso de uma EAP
Para que se desenvolva uma boa EAP é essencial investir no envolvimento dos membros da equipe do projeto, movendo esforços em promover o engajamento e a participação ativa de todos os envolvidos. Com isso, torna-se possível identificar quais as necessidades do projeto de forma geral, bem como discutir as melhores estratégias para que as entregas sejam viabilizadas.
Antes que a EAP seja oficializada e compartilhada, o gerente de projeto deve receber um feedback dos membros da equipe para garantir que a EAP e o Dicionário da EAP sejam válidos e suficientemente abrangentes. Somente depois disso se deve elaborar o cronograma detalhado.
Finalmente, é importante deixar claro que todos os projetos devem contar com uma EAP, mas isso não significa decompor demasiadamente as entregas.
Conclusão
Uma estrutura analítica de projetos é uma ferramenta poderosa para facilitar o gerenciamento de projetos, ela norteia todas as ações necessárias, acelerando o processo e evitando erros que podem comprometer a finalização do projeto.
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E agora? Já se sente preparado para desenvolver a EAP do seu projeto? Conta para gente nós comentários!
