Em muitas empresas, áreas como vendas e produção recebem a maior parte dos investimentos, enquanto o departamento de Recursos Humanos (RH) muitas vezes tem recursos limitados. Porém, a verdade é que equipar este setor com ferramentas de RH pode transformá-lo.

 

Ao se estruturar melhor, o departamento se torna um pilar estratégico para o crescimento da empresa. Além disso, ele se torna mais ágil, eficiente e focado no que realmente importa: o desenvolvimento humano e a valorização dos colaboradores. 

 

Por isso, ao longo deste artigo, exploramos a importância em modernizar o departamento, quais os benefícios e ainda indicamos 11 ferramentas de RH (gratuitas e pagas) que podem fazer a diferença no seu setor. Confira!

 

Por que muitos RHs enfrentam dificuldades em contratar ferramentas de RH?

Muitas vezes, departamentos que não são estão relacionados diretamente com a produção ou venda de produtos em uma empresa podem ser erroneamente ignorados.

 

Ou seja, áreas que criam o produto (seja ele físico, como cosméticos, carros, comida, etc ou online como sistemas, aplicativos, etc) ou que vendem esses produtos ganham mais atenção e, consequentemente, mais ferramentas, mais pessoas ou melhorias em processos. Enquanto isso, departamentos como o de Recursos Humanos costumam ter que “se virar” com o que tem disponível por aí. 

 

Essa visão retrógrada está relacionada com a percepção de que o departamento de RH não tem métricas para comprovar a eficácia de suas ações, só gera gastos e não traz ROI (Retorno Sobre Investimento) para a empresa.

 

Sendo assim, em se tratando do RH, o baixo investimento neste departamento pode significar pouco tempo para ações envolvendo cultura e a employer branding, times enxutos e pouco especializados e até adesão desnecessária de processos manuais (como controle de ponto em folha de ponto). 

 

Isso, por sua vez, cria um departamento de RH burocratizado, com processos enfraquecidos, atarefado e que não consegue analisar a rotina dos colaboradores com atenção para resolver problemas ou melhorar a qualidade de produção deles. Isso, consequentemente, gera reclamações, insatisfação, altos números de turnover, absenteísmo e gastos com multas ou demissões/recontratações.

 

Por isso, possuir ferramentas no RH não é apenas capricho de um departamento, mas sim uma necessidade para empresas que pretendem crescer. Essas empresas entendem que a adesão de processos manuais afeta imensamente a produtividade, agilidade, organização e desempenho deste setor e que as falhas deste departamento influenciam na empresa toda.

 

 

 

Por que usar ferramentas no RH?

Automatizar o RH ajuda a estruturar melhor tarefas rotineiras e estabelecer processos importantes. Enquanto as rotinas de um departamento de RH sem ferramentas são espalhadas, burocráticas ou dependem da memória dos funcionários, um departamento com ferramentas para RH tem tudo registrado, centralizado e qualquer novo funcionário pode operacionalizar sem precisar de muito treinamento.

 

Ou seja, utilizar ferramentas no RH reforça procedimentos em si, uma vez que os funcionários só precisam entender o funcionamento do procedimento através das ferramentas, sem precisar procurar como se faz ou ter que se adaptar do zero na empresa. Isso dá agilidade e permite que o departamento de RH possa fazer tarefas mais analíticas e estratégicas que operacionais e burocráticas.

 

Veja como exemplo o controle de ponto. Caso esse procedimento seja feito manualmente, o RH fica refém do documento físico para fazer o fechamento de ponto. Além disso, em caso de esquecimento de registro, o profissional de RH também depende da honestidade e da memória do funcionário para corrigir os horários de entrada e saída.

 

 

Porém, com a adesão de ferramentas, este departamento deixa de correr atrás de papéis de folha de ponto e passa a fazer a gestão da jornada de trabalho propriamente dita. Ou seja, passa a avaliar o procedimento (vê quem registrou o ponto atrasado, quem faltou, qual a taxa de absenteísmo, quais ações precisam ser tomadas, etc) ao invés de dar atenção às burocracias.

 

Além de ajudar na estruturação do departamento, ter ferramentas de RH também traz diversas vantagens para o setor e para a empresa. Veja essas vantagens no tópico a seguir.

 

Quais os benefícios em usar ferramentas de RH?

Usar ferramentas no setor de RH não ajuda apenas no fortalecimento do departamento através do reforço nos processos da área, mas também gera vários benefícios para o RH e para a empresa toda. Veja abaixo algumas vantagens em ter ferramentas de RH:

 

Agilidade e Economia de Tempo:

Seja no recebimento de currículos, cadastro de funcionários, controle de ponto, fechamento de folha ou em qualquer outra burocracia, ferramentas de RH irão facilitar e dar rapidez na execução de tarefas. Isso diminuirá o tempo gasto com tarefas operacionais, permitindo que seja usado em outras atividades mais estratégicas.

 

Menos erros:

O maior desafio em ter um departamento de RH desprovido de ferramentas e sistemas automatizados é garantir que erros em processos manuais não afetem a empresa toda. Qualquer erro no cálculo de horas trabalhadas, por exemplo, pode gerar multas e ações trabalhistas. Por isso, ter sistemas e outras ferramentas ajudam a diminuir inconsistências e erros do gênero.

 

 

Dados e Métricas:

Utilizar ferramentas de RH também ajuda na geração de dados, relatórios e métricas, como headcount, SLA de contratação, taxa de absenteísmo, taxa de turnover, e-NPS e outras. Isso é muito importante para o RH, que pode tomar decisões inteligentes e argumentar utilizando informações relevantes. 

 

Organização:

Papéis, etapas, processos… optar por utilizar métodos manuais pode gerar muita confusão. Tudo isso pode gerar desorganização, o que, por sua vez, pode gerar perda de documentos importantes, retrabalho, erros e até multas para a empresa. Por isso, ao usar sistemas e outros tipos de ferramentas, o departamento tem tudo mais centralizado, registrado e devidamente organizado.

 

 

Segurança:

O RH lida com dados sensíveis de colaboradores e da empresa. Procedimentos manuais podem expor coisas como endereços, salários, dados bancários e outras informações que não podem ser visualizadas por qualquer um. Ao usar ferramentas, a segurança dessas informações aumenta.

 

Melhoria na Experiência do Colaborador:

Por fim, um dos maiores benefícios é otimizar a vida do colaborador. Receber atestados através de plataformas online, facilitar o registro de ponto, poder enviar reclamações anônimas através de ouvidorias, dar opinião em pesquisas de e-NPS, ter evolução registrada em PDIs… tudo isso transforma a relação entre empresa e colaborador e isso só pode acontecer através de ferramentas que o RH escolher utilizar.

 

Quais ferramentas de RH são fundamentais?

O ideal é ter ferramentas que atuem em todas as áreas do departamento de RH, desde a busca por candidatos online até a gestão da rotina do colaborador.

 

Por isso, para te ajudar, separamos algumas ferramentas pagas e gratuitas que vão ajudar o seu RH a ser um departamento mais eficaz.

 

 

Ferramentas pagas:

Com mais funcionalidades, suporte e qualidade, as ferramentas pagas permitem que profissionais de RH tenham diversas possibilidades para melhorar o departamento de Recursos Humanos. Veja abaixo as ferramentas de RH pagas e como elas ajudam o seu setor:

 

• Umentor: Plataforma que atua com o recrutamento, seleção e treinamento de funcionários. 
• Runrun.it: Sistema que reúne e automatiza tarefas do RH. Ideal para quem quer melhorar a comunicação, organização e agilizar processos internos.
• Domínio Start: Automatiza e gerencia todas as questões relacionadas a pagamento de salário, de férias, e-Social e questões contábeis.
• MarQHR: Uma ferramenta de RH que vai cuidar da gestão de jornada, gestão de carreira, people analytics, documentos, comunicação e, com o MarQFlex, até de benefícios. Veja o vídeo abaixo e, se você quiser saber mais, solicite um contato clicando aqui.

 

 

Ferramentas gratuitas:

Seja com versões livres ou limitadas, ferramentas de RH gratuitas são indicadas para quem está começando e quer fugir de processos manuais, mas ainda não tem orçamento para investir. Para este momento, veja abaixo algumas opções:

 

• Linkedin: Apesar da sua versão paga permitir criar mais vagas, receber mais currículos e enviar mensagem aos candidatos, a versão gratuita do Linkedin já ajuda muito quem quer divulgar vagas e recrutar talentos.
• Trello: Ferramenta versátil, o Trello é ideal para quem quer organizar e acompanhar tarefas, registrar metas e até mesmo selecionar candidatos, como pode ser visto no nosso Kanban de Contratação.
• Notion: Outra ferramenta versátil, o Notion se adapta a sua necessidade e permite que você liste tarefas, crie calendários, acompanhe metas e o que mais você precisar.
• Canva: Se você precisa fazer comunicações internas, apresentações, avisos, mapas mentais ou qualquer outra atividade que necessite de apoio visual, o Canva é a ferramenta indicada para você.
• Google Drive/G Suíte: Tabelas, documentos, apresentações e até formulários. Apesar da versão gratuita ter limitações e parecer menos profissional, ela é um ótimo começo para departamentos iniciantes.
• Gamma.AI: Crie apresentações lindas com esta inteligência artificial. A versão gratuita limita a criação de slides, mas pode ser usada para impressionar gestores e colaboradores.

 

 

Dicas para escolher ferramentas de RH:

Primeiramente, antes de adquirir ferramentas de RH é preciso se atentar a algumas dicas. Separamos elas abaixo para você não errar e se arrepender na hora de modernizar seu departamento.

 

• Analise necessidades específicas da empresa: A contratação de um sistema precisa ser racional. Por isso, lembre-se do que você gostaria de resolver antes de cair na tentação de ofertas, pacotes e designs chamativos.
• Avalie a equipe: Existe alguém que sabe utilizar esta ferramenta? É necessário treinamento? Alguém poderá dar atenção para o sistema? É importante saber a resposta para essas perguntas pois ferramentas novas precisam de atenção. Caso contrário, qualquer erro pode ser significativo.
• Saiba qual o orçamento disponível: Negociar faz parte da contratação de novas ferramentas de RH. Por isso, saiba quanto pode ser gasto. Como mostramos acima, existem opções gratuitas para quem quer começar, mas, quem quer ganhar velocidade talvez precise ter em mente que precisará investir neste departamento.
• Integração pode ser útil: Avalie se a ferramenta contratada se integra ou pode desenvolver uma integração com outra ferramenta que você já usa. Isso pode deixar o seu trabalho ainda mais rápido e eficiente.
• Suporte e canais de ajuda: Veja quais as formas de contato com a empresa. Avalie também como é o ReclameAqui dela e entenda se você corre risco de ficar desamparado ou se o suporte é atencioso e eficaz.

 

Seguindo essas dicas, a chance de ter que investir em contratar outra ferramenta tempos depois é mínima.

 

 

Conclusão

Investir em ferramentas de RH deixou de ser um diferencial e passou a ser uma necessidade para empresas que buscam eficiência, organização e crescimento sustentável. A modernização dos processos de Recursos Humanos não apenas melhora a produtividade e reduz erros, mas também fortalece a experiência do colaborador e a reputação da empresa.

 

Sendo assim, a automatização de tarefas permite que o RH direcione seus esforços para atividades mais estratégicas, como análise de dados, desenvolvimento de talentos e fortalecimento da cultura organizacional. Isso impacta diretamente no engajamento dos funcionários, na redução da taxa de turnover e na construção de um ambiente de trabalho mais saudável e produtivo.

 

Além disso, a implementação de ferramentas garante maior segurança de dados sensíveis, evitando perdas de documentos, falhas no cumprimento de obrigações legais e vulnerabilidades que podem comprometer a empresa. A organização e centralização das informações otimiza processos e gera métricas confiáveis, o que influencia nas decisões da empresa.

 

No entanto, é essencial escolher ferramentas com base nas necessidades reais da empresa. Por isso, avaliar o orçamento, o suporte, a curva de aprendizado e a possibilidade de integração com outros sistemas são fatores determinantes para garantir o sucesso na modernização do setor de RH.

 

Por fim, lembre-se que o sistema da MarQHR está sempre investindo em melhorias e lançamentos e te convida a conhecer melhor as nossas funcionalidades, caso você se interesse em saber mais. Basta clicar aqui e solicitar um contato comercial para tirar dúvidas e receber propostas.