Preencher folha de ponto parece ser uma tarefa sem desafios, uma vez que diversas empresas utilizam este método para registrar os horários de entrada e saída do trabalhador. Esse controle é necessário para cumprir as leis trabalhistas, evitar atrasos e fazer o acompanhamento das horas extras. Dessa maneira, tanto a empresa quanto o funcionário se beneficiam da utilização da folha de ponto, pois ela proporciona proteção para ambas as partes.
Mas afinal, será que você sabe como preencher folha de ponto corretamente? Confira sobre o que falaremos hoje!
O que é a folha de ponto?
A folha de ponto é um documento que contém informações relevantes sobre a jornada de trabalho dos funcionários, como registros de entradas, saídas, faltas, atrasos e horas extras.
Esse documento desempenha um papel fundamental no cálculo preciso da folha de pagamento pelo departamento pessoal. Além disso, a folha de ponto é individual e contribui para a transparência nas relações trabalhistas. Isso porque, para além da função administrativa, pode-se usar a folha de ponto para como comprovação formal do cumprimento dos horários de trabalho, assegurando a confiança entre empregadores e empregados.
É interessante ressaltar que, em situações de auditorias ou processos trabalhistas, a folha de ponto tem valor jurídico e pode ser um elemento crucial para respaldar a empresa e seus colaboradores.
Em resumo, a folha de ponto é um documento que atua em 3 âmbitos:
- Administrativo, uma vez que serve para registrar a jornada de trabalho dos colaboradores;
- Financeiro, já que com base em seu saldo de horas o departamento pessoal calcula salários e benefícios;
- e fiscal/judicial, pois serve como comprovação da relação trabalhista em auditorias e processos.
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Quem deve preencher a folha de ponto?
Para preencher folha de ponto de maneira correta é fundamental seguir algumas diretrizes. Primeiramente, garantir que cada funcionário registre com precisão suas entradas e saídas, bem como comunicar quaisquer faltas ou atrasos.
Sim. O registro da jornada de trabalho deve ser feito pelo funcionário, sendo importante que ele receba uma orientação clara por parte do responsável pelo setor de Recursos Humanos da empresa.
Porém, para controle interno, a empresa pode fazer um espelho de ponto. No entanto, o colaborador precisa assiná-la. Ou seja, todos os meses, o documento de espelhamento deve ser entregue para o empregado assinar, pois só assim será validado pela Secretaria de Trabalho. Também deve-se ressaltar a importância da empresa guardar esses documentos por cinco anos a fim de evitar processos trabalhistas ou de auditorias requisitá-los.
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O que diz a lei sobre como preencher a folha de ponto?
As legislações trabalhistas regem o preenchimento correto e a manutenção da folha de ponto para garantir a transparência nas relações empregatícias. No Brasil, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) é a principal legislação que aborda esse tema.
Segundo a CLT, a folha de ponto é um documento obrigatório para empresas que possuem mais de 20 funcionários, sendo necessária a sua anotação em todas as atividades, inclusive em casos de trabalho em regime de teletrabalho ou home office.
A lei determina que a folha de ponto deve conter informações precisas e completas sobre o horário de entrada e saída de cada empregado, além de registros de intervalos para descanso e refeições. Qualquer alteração no horário de trabalho, como horas extras, faltas ou atrasos, também deve ser corretamente anotada.
Além disso, é fundamental que a folha de ponto seja devidamente assinada pelo funcionário e pelo empregador, evidenciando a ciência e concordância mútuo em relação aos registros de jornada.
Informações essenciais para o preenchimento correto da folha de ponto
Preencher a folha de ponto corretamente é crucial para garantir a precisão dos registros de jornada de trabalho dos funcionários e evitar problemas legais. Desta forma, é fundamental que este documento contenha informações essenciais que reflitam fielmente as horas trabalhadas por cada colaborador.
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Nome do funcionário:
O primeiro dado na folha de ponto é o nome completo do funcionário. Essa informação é básica, mas extremamente importante para identificar de forma clara e inequívoca a quem se refere o registro de horários.
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Data:
A data deve ser registrada de forma completa e correta para cada dia trabalhado. Esse dado é fundamental para o cálculo preciso das horas trabalhadas e para fins de controle administrativo e legal.
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Horário de entrada e saída:
O registro do horário de entrada e saída é o cerne da folha de ponto. Deve-se anotar de forma precisa o horário em que o funcionário inicia e encerra sua jornada diária.
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Intervalo para refeição:
É imprescindível registrar o horário de início e término do intervalo para refeição, caso esteja previsto na jornada de trabalho. A empresa considera esse registro relevante para calcular as horas trabalhadas e respeitar os períodos de descanso previstos em lei.
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Horas extras e banco de horas:
Caso o funcionário tenha realizado horas extras ou trabalhado além da jornada regular, é fundamental registrar esses períodos de forma clara e com a devida identificação.
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Faltas e licenças:
Também deve devidamente registrar qualquer falta, licença ou ausência do colaborador na folha de ponto. Essas informações são fundamentais para o cálculo do salário e o cumprimento das obrigações trabalhistas.
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Assinatura do funcionário e do responsável:
O funcionário e o responsável pela gestão do controle de ponto devem assinar a folha de ponto ao final de cada período de registro.
Além de preencher a folha de ponto devidamente, a empresa deve arquivá-lo por, no mínimo, cinco anos, conforme estabelecido pela CLT. Isso é necessário para que a documentação esteja disponível em casos de auditorias trabalhistas ou para responder a possíveis processos judiciais relacionados a questões de horas extras, salário, ou outros aspectos trabalhistas.
As empresas podem adotar sistemas eletrônicos para registro do ponto, desde que esses sistemas atendam aos requisitos de segurança e integridade das informações, como permitido por lei.
Quais horários devo marcar na folha de ponto?
Ao contrário do que muitas empresas pensam, o preenchimento da folha de ponto do trabalhador não se limita apenas aos horários de entrada e saída. Confira tudo o que precisa estar registrado nesse controle:
- Horários de entrada e saída;
- Horário dos intervalos para almoço;
- Horário de saída em horário diferente e/ou inesperado. Qual a diferença entre a folha de ponto, o AFD e o AEJ?
Qual a diferença entre a folha de ponto, o AFD e o AEJ?
A folha de ponto abrange todos os tipos de registro de jornada, sejam eles manuais, eletrônicos ou mecânicos.
Por outro lado, o AFD (Arquivo Fonte de Dados) e o AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) são os arquivos gerados pelos sistemas REPs (Registradores Eletrônicos de Ponto) e pelo Programa de Tratamento de Ponto (PTRP).
A extinta Portaria 1510 estabeleceu o AFD como um comprovante de todos os registros de jornada realizados pelos colaboradores. O REP gerava esse arquivo, e os dados contidos nele não podiam ser modificados.
Posteriormente, a Portaria 671 introduziu o AEJ como substituto do ACJEF, que era previsto na antiga Portaria 1510. O PTRP gera esse arquivo, que unifica todas as informações relacionadas à jornada dos colaboradores.
Qual é o tempo de tolerância da folha de ponto?
As variações de 5 minutos para mais ou para menos não entram no cálculo de hora extra, ainda assim, é importante que o funcionário registre exatamente o seu horário de entrada e saída.
Como exemplo, consideremos um funcionário que cumpre o horário das 9h às 18h. Se o funcionário entra às 8h56 em um determinado dia, esses 4 minutos não são contabilizados como horas extras, pois não ultrapassam cinco minutos.
No entanto, se ele sair às 18h06 no mesmo dia, esses 6 minutos são considerados, juntamente com os 4 minutos do horário de entrada, para o cálculo das horas extras – totalizando 10 minutos de tempo extra.
A tolerância foi adicionada para evitar o chamado ponto britânico, que é quando horas de início e final de jornada são pré-assinaladas iguais todos os dias. Essa prática é considerada ilegal e a lei entende que essa prática significa adulteração da forma de preencher folha de ponto, uma vez que é impossível um colaborador entrar e sair no mesmo horário por dias seguidos.
E em caso de home office ou horário flexível?
O avanço tecnológico e a evolução das relações trabalhistas têm proporcionado novas formas de trabalho, como o teletrabalho e as escalas flexíveis. Essas modalidades trazem benefícios tanto para as empresas quanto para os colaboradores, mas também impõem desafios específicos de preencher folha de ponto.
Segundo a Portaria 671, caso o trabalhador preste serviços fora da sede da empresa, a folha de ponto fica em posse do trabalhador até que a empresa solicite para fazer o fechamento. Porém, no caso do trabalho remoto, a situação fica mais complicada.
Por isso, se torna fundamental achar outras formas para garantir um controle eficiente e preciso da jornada de trabalho dos funcionários. Com a ausência de um local físico para marcar o ponto, muitas empresas adotam ferramentas tecnológicas que permitam o registro das horas trabalhadas de forma remota e segura, como sistemas de controle de ponto.
Essas soluções permitem que o colaborador registre suas entradas e saídas de qualquer lugar, por meio de dispositivos como smartphones, tablets ou computadores. Além disso, muitos desses sistemas contam com recursos de geolocalização e autenticação biométrica, garantindo a veracidade dos registros.
A mesma solução funciona para empresas que adotam escalas flexíveis, pois esses sistemas permitem uma visão completa de quem está em casa e quem está no escritório ou quem começou a jornada mais cedo e quem está usando banco de horas para compensar atrasos. Tudo isso facilita o monitoramento, a apuração de horas extras e a gestão das informações para o cálculo de folha de pagamento, evitando que o RH tenha que conferir folha por folha.
Quais são os benefícios de fazer controle com folha de ponto?
O principal benefício da folha de ponto é o registro de horas trabalhadas. Com isso, uma empresa pode contabilizar o valor de salários e benefícios que deve pagar aos funcionários, evitando assim pagar valores de horas extras desnecessários.
Além disso, esse documento é uma segurança para o empregador, que tem como comprovar que as leis trabalhistas estão sendo cumpridas. Isso porque, caso sofra uma intimação para participar de um processo trabalhista, a empresa terá meios para comprovar sua inocência. Ou seja, sem esse controle é a palavra do empregador contra a do trabalhador.
Quais são as desvantagens de controle com folha de ponto?
Apesar de ser de baixo custo, sendo o método mais barato entre todas as opções disponíveis, o uso de folhas de ponto para controle merece atenção, uma vez que conforme a empresa cresce, esse método deixa de ser ágil e efetivo e dá espaço para perda de tempo e até prejuízos.
Isso porque a folha de ponto apresenta algumas desvantagens e preocupações em comparação a outros métodos, como o controle de ponto eletrônico. Confira alguns deles abaixo:
- Não possui exatidão no controle;
- Fácil de ser adulterado;
- Erros de preenchimento podem ser mais frequentes, o que afeta o cálculo de salários e benefícios, gerando mais gastos para a sua empresa;
- Armazenamento físico ocupando espaço;
- Controle de horas é manual.
Alternativa para a folha de ponto: MarQHR
Controlar o horário de entrada e saída dos funcionários pode ser complicado. Por isso, existem tecnologias que ajudam nesse controle e até mesmo no cálculo de horas extras. É o caso do sistema de RH com controle de ponto online, que garante a exatidão do registro e garante o cálculo automático das horas do trabalhador.
Este é o caso da MarQHR, uma ótima solução para quem não quer cometer erros na hora de fechar a folha de pagamento e que possui um diversos módulos para quem quer evoluir na gestão de RH. Oferecemos um sistema de controle de ponto eletrônico online que permite o registro e a gestão da jornada de trabalho dos seus funcionários por meio de aplicativo para Android, IOS e interface web.
Dessa maneira, você pode gerenciar e fechar a sua folha de ponto de uma forma segura e com aproximadamente 80% de agilidade do que se fizesse isso de forma manual. Veja no vídeo abaixo funcionalidades de ponto e de outros módulos que vão transformar o seu RH:
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Conclusão
Em conclusão, a folha de ponto é uma ferramenta essencial para o controle e a gestão adequada da jornada de trabalho dos funcionários, sendo regida por legislações trabalhistas, como a CLT e a Portaria 671, para garantir a conformidade com as normas e evitar possíveis processos trabalhistas.
Ao preencher corretamente a folha de ponto, as empresas asseguram a transparência nas relações trabalhistas, fornecendo comprovação formal do cumprimento dos horários de trabalho. Isso contribui para a confiança e harmonia entre empregadores e colaboradores, evitando conflitos futuros.
É fundamental que os responsáveis pela gestão do controle de ponto estejam capacitados e atualizados em relação às diretrizes legais, mantendo os registros organizados e acessíveis para eventuais auditorias ou demandas judiciais.
Embora a folha de ponto manual apresente algumas vantagens, algumas desvantagens atrapalham a gestão de RH maiores, dificultando um controle preciso. Nesses casos, a tecnologia oferece alternativas eficazes, como sistemas de controle de ponto. Esses sistemas proporcionam maior precisão, agilidade e segurança na coleta de dados, facilitando a tarefa de fechar a folha de pagamento.
Uma excelente opção é o uso da MarQHR, uma solução moderna e acessível de controle de ponto eletrônico. Com essa ferramenta, a empresa pode gerenciar e registrar a jornada de trabalho dos colaboradores de forma segura e prática.
