A complexidade do departamento de Recursos Humanos exige processos, profissionais e até tipos de sistemas de RH diferentes. Cada especificidade é única desta área e não é à toa que existem diversos subdepartamentos dedicados às diversas frentes de trabalho, como Departamento Pessoal, Recrutamento e Seleção ou Gestão de Desempenho.
Isso porque, por terem necessidades diferentes, é preciso também ter métodos, perfis de time e ferramentas diferentes. Em relação aos tipos de sistema, por exemplo, se no DP é importante a precisão para lidar com turnos e cálculos de horas e de salários, no Recrutamento e Seleção é necessário que o sistema seja organizado e ágil para auxiliar os processos seletivos.
Se você quer conhecer mais tipos de sistemas de RH e entender como eles desenvolvem este departamento, aprenda mais com este artigo.
O que é um sistema de RH?
Um sistema é um conjunto de elementos reunidos e conectados entre si, atuando em prol de um objetivo comum ou organizados pela sua semelhança. Pense como exemplo no sistema digestivo (órgãos conectados para digerir alimentos), sistema solar (conjunto de planetas que orbitam o sol) e até sistema de transporte público (conjunto de ônibus, terminais e outros elementos que permitem o transporte da população).
Seguindo a lógica, um sistema de RH é um conjunto de telas, ações, campos e outras funcionalidades interligadas entre si e que tem como objetivo final auxiliar nos processos de alguma das áreas do RH.
Porque existem diferentes tipos de sistemas de RH?
Por ser um departamento tão complexo, o RH precisa gerenciar as diversas áreas onde o setor pode atuar. Apesar de existirem sistemas que tentam resolver tudo, a tarefa é quase impossível, visto que cada segmento de mercado, região e até empresa possuem maneiras diferentes de cuidar dos diversos procedimentos.
Além disso, sistemas que tentam resolver todas as especificidades do RH costumam ser caros. Outra constante reclamação de sistemas de RH que tentam atingir todas as áreas é a dificuldade em usá-los. Normalmente, os desenvolvedores focam mais nas ações do que na usabilidade do usuário, fazendo sistemas pouco intuitivos ou pouco visualmente bonitos. Isso acaba exigindo um esforço do profissional de RH em se adaptar e entender, não do sistema em facilitar a clareza e o entendimento.
Por isso, existe demanda no mercado por tipos de sistemas de RH especializados. Assim, cada empresa contrata a solução que precisa para o seu departamento por um preço mais em conta e os desenvolvedores desses sistemas se especializam na área ao mesmo tempo que podem trabalhar melhor a usabilidade do sistema.
Muitas das vezes, empresas de software oferecem soluções para mais de um subdepartamento do RH, o que otimiza cadastros, históricos e outros dados. Porém, não se propõem a atender todo o departamento, mas permitem com que o usuário integre outros sistemas em sua ferramenta por meio de APIs e integrações nativas caso ele queira facilitar a troca de dados entre sistemas.
Quais os tipos de sistemas de RH?
Como comentado anteriormente, um sistema pode tentar oferecer uma solução integrada para todo o departamento ou se dedicar a atender uma ou mais áreas dentro do RH.
Tipos de sistemas de RH: Especializados
Sendo assim, vamos começar pelos tipos de sistemas de RH que se especializam em um tipo de problema do departamento de Recursos Humanos. Acompanhe a lista de sistemas especializados abaixo:
Sistema de Recrutamento & Seleção (ATS):
Um sistema de recrutamento e seleção (conhecido também como Applicant Tracking System ou ATS) ajuda na contratação rápida de colaboradores. Este tipo de sistema de RH possui funções como portal de vagas, processos de admissão online, recebimento e análise de currículos, triagem de candidatos e até envio e correção de testes.
Sistema de Gestão de Aprendizagem (LMS):
O Learning Management System (LMS) foi muito difundido durante a pandemia de COVID-19 por conta de EADs, mas já era utilizado antes disso. Esse tipo de sistema de RH consiste em uma plataforma que reúne vídeos, documentos, testes, cursos e outros materiais para auxiliar o aprendizado dos colaboradores. Comumente usado em onboardings e desenvolvimento, o foco aqui é melhorar o conhecimento do funcionário.
Sistema de Departamento Pessoal:
Um dos tipos de sistemas mais necessários para o RH das empresas é o de Departamento Pessoal. Isso porque muitas das rotinas importantes exigidas pela CLT, normas ou CCTs passam por sistemas de DP. Isso faz com que este tipo de sistema seja o 1º contato de muitas empresas pequenas com rotinas de um departamento de RH. Ou seja, elas contratam esses sistemas para obedecer questões burocráticas e/ou jurídicas. É através de sistemas de DP, por exemplo, que uma empresa faz o controle de ponto, faz a gestão de horas extras, faltas, atrasos, de documentos, turnos, escalas, férias e muito mais.
Sistema de Gestão de Carreira:
Feedbacks, PDI, reuniões 1:1, avaliações… tudo o que envolve o crescimento de um profissional ao longo da empresa faz parte do tipo de sistema de RH nomeado de gestão de carreira. Ter uma ferramenta destas auxilia no registro e acompanhamento da evolução do colaborador, servindo de histórico e permitindo transparência das informações e decisões.
Sistema de Comunicação Interna:
O tipo de sistema que gere intranet, chats internos, redes sociais empresariais ou estimulam a troca de informações internas (como lembretes e agendas) são chamados de Sistemas de Comunicação Interna ou Endomarketing. Alguns até ajudam com criação de organogramas e organização de eventos, mas mais com um intuito de centralização de informações e não tanto como função prática. Ou seja, registrar etapas do planejamento do evento e não necessariamente ajudar a criar as artes do evento, por exemplo.
Sistema de Recursos Humanos:
Por fim, um sistema de RH, verdadeiramente falando, auxilia em questões estratégicas e no bem-estar da organização. Questões como dashboards, métricas, People Analytics e funções similares fazem parte deste tipo de sistema. Outra faceta, porém, são os termômetros de humor, pesquisas internas, e-NPS e funcionalidades que ajudam a entender o clima organizacional da empresa. Em resumo, sistemas de RH devem auxiliar os times de Gente & Gestão tanto na parte de gestão, com dados e análises, quanto na parte de gente, facilitando o cuidado com os colaboradores.
Tipos de sistemas de RH: Generalistas
Esses são alguns dos exemplos de tipos de sistemas de RH especializados. Contudo, existem também os sistemas que pretendem gerenciar todos os processos do departamentos em uma única ferramenta. Um exemplo disso são os HRIS, os HRMS e os HCM, que, apesar de serem termos usados como sinônimos entre si, se referem a três diferentes tipos de sistemas para RH. Veja a diferença entre eles abaixo:
Human Resource Information System (HRIS):
O Sistema de Informação de Recursos Humanos reúne as partes de folha de pagamento, gestão de benefícios e até mesmo a gestão de jornadas dos colaboradores.
Human Resource Management System (HRMS):
O Sistema de Gestão de Recursos Humanos, por sua vez, vai além do HRIS e atua também com o recrutamento, onboarding, treinamento e avaliação de desempenho de colaboradores.
Human Capital Management (HCM):
Por fim, o Sistema de Gestão do Capital Humano faz o que o HRMS faz e acrescenta indicadores, planejamento estratégico, gestão de sucessão e de dados.
Tipos de sistemas de RH: Compartilhados
Além dos tipos de sistemas específicos e dos mais completos, existem também sistemas que tem certa correlação com o RH, mas não pertencem exclusivamente a este departamento. Alguns exemplos são:
Sistema de Folha de Pagamento:
Apesar de parecer ser responsabilidade única do RH (ou melhor dizendo, do DP), um sistema de folha de pagamento também é responsabilidade de contabilidades. Enquanto o DP é responsável pela parte de controle de ponto, cálculo de benefícios e similares, a contabilidade cuida das burocracias relacionadas a encargos e impostos.
Sistema de Gestão de Tarefas:
Enquanto atuar para estimular a produtividade e incentivar a motivação dos trabalhadores é parte das estratégias de RH, o controle de tarefas varia de segmento para segmento, de empresa para empresa e até entre setores. Por isso, dependendo do que se entende como “gestão de tarefas”, cabe mais ao gestor decidir qual ferramenta é melhor.
Sistema de Gestão de Documentos (GED):
Faz muito sentido que o RH faça a gestão de documentos. Porém, departamentos como Administrativo, Financeiro e até Jurídico também precisam garantir que documentos sejam enviados, organizados e registrados devidamente, sendo assim uma responsabilidade compartilhada.
Sistema de Metas e Indicadores:
Sistemas que fazem o acompanhamento de metas e indicadores empresariais são compartilhados entre setor administrativo, gestores de todas as áreas e departamento de RH. Isso porque as metas empresariais e as metas de setores estão interligadas e vão além das atribuições do RH.
Sistema ERP:
Sim, alguns ERP possuem módulos de RH integrados em suas plataformas. Porém, este sistema é muito mais amplo e atende outras frentes para além do RH. Apesar de ser útil ter informações de centro de custos, por exemplo, um sistema de ERP não foca nas necessidades específicas do RH.
Ferramentas para Controle de Acesso:
Catracas, máquinas de liberação através de reconhecimento biométrico e outros hardwares e até mesmo sistemas relacionados vão além da responsabilidade do RH. Apesar de muitos relacionarem o controle de acesso com controle de jornada de trabalho, nem sempre essas funcionalidades precisam estar interligadas. Além do mais, a gestão de acessos é mais uma diretriz administrativa que necessariamente um dever do departamento de Recursos Humanos.
Qual o melhor tipo de sistema de RH para minha empresa?
A resposta para esta pergunta obviamente depende. Empresas de tamanhos diferentes, setores diferentes e culturas organizacionais diferentes exigem mais ou menos tipos de sistemas para utilizar em seus departamentos de Recursos Humanos.
Se sua empresa é de grande porte, é bem possível que você possua um HRIS, HRMS ou até mesmo um HCM. Eles são os mais completos e ajudam na gestão integrada, mas são complexos e caros. Por isso, se assegure de ter uma equipe bem treinada.
Já para médio porte ou com departamentos bem divididos, sistemas de ATS, LMS, Gestão de Carreiras, Comunicação Interna, de DP e de RH são fundamentais. Parece muita coisa e alguns sistemas podem até ser optativos, mas eles ajudarão o RH como um todo, desde boa contratação até uma boa gestão estratégica.
Porém, se sua empresa é pequena, um sistema de DP e de RH são os básicos para uma gestão mais ágil e eficiente. Com eles, sua empresa começa a criar procedimentos importantes para o departamento. Além disso, também entende o que mais é necessário para o desenvolvimento de colaboradores, da cultura organizacional e do negócio como um todo.
Como o sistema da MarQHR ajuda o RH?
O sistema da MarQHR abrange mais de um tipo de sistema e não é um HRIS, HRMS ou HCM. Aqui, reunimos expertises para criar um sistema de DP, de RH, de Gestão de Carreiras e até mesmo um pouco de Comunicação Interna e Recrutamento & Seleção.
Com a gente, empresas de pequeno e médio porte conseguem ter gestão eficaz, diminuem o tempo com burocracias, ganham indicadores estratégicos, cuidam do bem-estar dos colaboradores e muito mais em uma única só ferramenta.
Veja o vídeo abaixo mostrando nossos 6 módulos e entende mais:
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Conclusão
Sistemas de RH são ferramentas tecnológicas que auxiliam na organização e automação das atividades do setor. Eles podem ser especializados em uma única função ou abranger várias frentes do departamento. Entre os principais tipos de sistemas de RH, destacam-se:
- Sistema de Recrutamento & Seleção (ATS) – Facilita o recebimento de currículos e a triagem de candidatos.
- Sistema de Gestão de Aprendizagem (LMS) – Plataforma de cursos e treinamentos para colaboradores.
- Sistema de Departamento Pessoal – Controla ponto, folha de pagamento, férias e obrigações legais.
- Sistema de Gestão de Carreira – Acompanha avaliações, feedbacks e desenvolvimento profissional.
- Sistema de Comunicação Interna – Centraliza informações, intranet e redes sociais corporativas.
- Sistema de RH – Fornece dados, métricas e análises sobre o clima organizacional
A escolha do melhor sistema depende do porte e das necessidades da empresa. Grandes corporações podem investir em soluções completas, enquanto médias e pequenas empresas podem optar por sistemas mais específicos, escolhendo sistemas e montando soluções de acordo com necessidades e orçamentos.
