O livro de ponto é uma forma de registro de ponto popular entre profissionais sem familiaridade com processos de recursos humanos ou de departamento pessoal. Com ele, esses empregadores conseguem gerenciar jornadas de trabalho de colaboradores, tendo controle de horário de entradas e saídas de forma fácil.

 

Apesar de antigo, este método segue sendo utilizado por microempresários com poucos funcionários ou donas de casa que empregam auxiliares de limpeza, por exemplo. Contudo, algumas empresas também fazem a gestão das horas trabalhadas dos colaboradores com o livro de ponto.

 

Sendo assim, a pergunta que surge é: este é o único modo para fazer a gestão de jornada de trabalho? A lei permite que este método ainda seja usado? Ele não gera dificuldades para controle?

 

Para saber essas e outras informações, continue com a gente neste artigo. Boa leitura!

 

 

 

 

O que é um livro de ponto?

O livro de ponto é um caderno onde suas folhas possuem tabelas com colunas e linhas dedicadas para o registro de informações referentes ao controle da jornada de trabalho dos funcionários, como horários de entradas, saídas, intervalos e espaços para rubricas e observações. Em resumo, as folhas do livro de ponto são como folhas formatadas como folhas de ponto individuais.

 

É possível encontrar um caderno de livro de ponto em qualquer papelaria ou marketplace online (como Kalunga, Mercado Livre, Contabilista ou Amazon) e eles podem ser usados para mais de um funcionário, uma vez que suas folhas contém linhas para identificação.

 

O que a lei diz sobre usar um livro de ponto? Ainda é permitido usá-lo?

Segundo a CLT e a Portaria 671, sim, o livro de ponto pode ser usado para controle de jornada de trabalho de funcionários. Contudo, existem algumas regras para utilizá-lo corretamente.

 

CLT sobre o número de funcionários e a obrigatoriedade de registrar a jornada de trabalho

Nos parágrafos do Art. 74. da CLT, constam informações importantes. No segundo parágrafo, por exemplo, temos que:

 

• 2º – Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).

 

Ou seja, o registro de ponto passa a ser obrigatório a partir de 20 colaboradores. Porém, isso não significa que um colaborador não possa acionar a empresa judicialmente por falta de pagamento de horas extras, por exemplo. Por isso, aconselha-se que desde o seu início a empresa utilize métodos para fazer controle da jornada de funcionários – mesmo que, para isso, use métodos mais simples e manuais, como o livro de ponto.

 

 

CLT e Portaria 671 sobre o registro de jornada de trabalho de trabalhadores externos

Seguindo o Art. 74 da CLT, temos em seu terceiro parágrafos o seguinte texto:

 

• 3º Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder.

 

Aqui, o detalhe que chama atenção são as palavras “em seu poder”. Isso quer dizer que os meios de registrar o ponto ficam sob posse do colaborador, não da empresa. A Portaria 671 reforça isso, afirmando que o registro de ponto manual (neste caso, o livro de ponto) seja entregue apenas para o fechamento. Isso significa que empresas com funcionários trabalhando em campo e fora da sede precisam confiar nas informações registradas pelos funcionários para fazer o cálculo de salários e benefícios.

 

As empresas podem fazer espelhos de ponto para terem uma versão do documento para si, mas o registro original fica, a princípio, com o colaborador até que este a entregue para o fechamento de ponto.

 

Portaria 671 sobre registro de jornada de trabalho pré-assinalada

A Portaria 671 comenta sobre o chamado “ponto britânico”, que é quando o empregador deixa pré-assinalado as horas de entrada e saída dos colaboradores. Leia abaixo:

 

Art. 93. O registro manual deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, vedada a mera assinalação do horário contratual, salvo a possibilidade de pré-assinalação do período de repouso, autorizada pelo art. 74, § 2º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.

 

Ou seja, a norma proíbe esta prática, uma vez que a lei entende que é impossível que o colaborador entre todos os dias pontualmente às 9h e sai pontualmente às 18h, por exemplo. A legislação permite, inclusive, tolerância de 10 minutos, pois entende que isso é natural.

 

Se a empresa insistir em registrar entradas e saídas desta forma, o livro de ponto é considerado nulo, o que pode gerar problemas judiciais para a empresa. Para exemplificar, imagine que um funcionário alega falta de pagamento de horas extras. Se o livro de ponto estiver pré-assinalado, você não poderá usá-lo como prova. Além disso, neste caso, o ônus da prova é invertido. Ou seja, se antes o colaborador deveria provar que não está recebendo horas extras, agora é a sua empresa que precisa comprovar a falta de necessidade de ter pago horas extras.

 

Por fim, além das regras da CLT e da Portaria 671, convenções coletivas de trabalho também podem alterar informações referente a registro de ponto, acrescentando ou adicionando detalhes importantes para os diferentes setores. Por isso, também é recomendável averiguá-las para saber mais.

 

 

Quais informações devem constar no livro de ponto?

Um livro de ponto já contém algumas informações básicas de fábrica, como uma folha com campos para identificação da empresa e do funcionário a qual o livro ponto é destinado. Já em suas folhas feitas para registro de ponto, normalmente vemos informações como:

 

• Dia e mês, para indicar a data do registro;
• Na coluna de entradas, um campo para hora, indicando a hora de início da jornada;
• Ainda na coluna de entradas, um campo para assinatura do empregado confirmar o início do trabalho;
• Já na coluna de saídas, um outro campo para horas, indicando a hora de término da jornada;
• E, na coluna de saída, outro campo para assinatura do empregado, confirmando assim o horário de término do expediente.

 

Nesses casos, subentende-se que existe uma hora de almoço. É interessante, porém, ter um caderno com campos para horas extras e observações, fornecendo assim detalhes a mais.

 

Como preencher um livro de ponto?

Não há segredo para o preenchimento do livro de ponto. Basta preencher o documento com as informações acima corretamente. Cada informação é essencial para saber a identificação e as horas trabalhadas. Elas afetarão diretamente o salário e os benefícios do colaborador. Portanto, não devem ter erros, rasuras, campos em branco ou modificações indevidas.

 

 

 

 

E se houver rasura no livro de ponto?

O empregado deve estar atento a isso. Rasuras não são permitidas, pois podem indicar alterações nas informações que foram previamente registradas. Por isso, em caso de erros, o funcionário deve fazer um traço sobre toda a linha para desconsiderá-la e registrar de forma correta na linha de baixo

 

Quem deve preencher o livro de ponto?

Como os horários de entrada, saída ou eventuais ocorrências (faltas) fazem menção a rotina do colaborador, ele é o responsável por preencher as informações do livro de ponto. 

 

Quem assina o livro de ponto?

Ao longo do seu texto, a CLT não deixa claro a necessidade de assinalar o livro de ponto. A Portaria 671 também não comenta sobre assinar métodos manuais de controle de jornada.

 

Contudo, a prática é altamente aconselhável, uma vez que ajuda na comprovação de que os dados estão corretos. Além disso, uma vez que a Portaria 671 indica que o registro de ponto online deve ter assinatura eletrônica para comprovação, muitos entendem que essa ação pode ser estendida aos livros de ponto.

 

A assinatura do livro de ponto pode ser diária ou mensal (junto com o espelho ponto), desde que as informações estejam corretas.

 

 

Por quanto tempo uma empresa deve guardar um livro de ponto?

Por ser um documento com valor legal segundo a CLT, aconselha-se guardar o livro de ponto por 5 anos. Esse tempo garante que, em eventuais auditorias ou processos judiciais, tanto o colaborador quanto a empresa possam embasar suas argumentações.

 

Quais as vantagens e desvantagens de usar um livro de ponto?

As vantagens e as desvantagens do livro de ponto moram em sua característica principal: a simplicidade.

 

Por ser simples, empresas com pouca maturidade em processos de RH conseguem respeitar as necessidades jurídicas através do livro de ponto, tendo controle da jornada dos funcionários e mais assertividade com o pagamento das horas trabalhadas.

 

Contudo, é também por ser simples que o livro de ponto pode atrapalhar o RH. Em empresas com departamentos mais maduros, o livro de ponto acaba gerando perda de produtividade e de tempo, uma vez que não é automatizado como um sistema, exigindo averiguações, ajustes e cálculos manualmente.

 

É também por ser simplório que o livro de ponto manual gera gastos desnecessários, como espaço para armazenamento (uma vez que deve-se guardar o livro de ponto por 5 anos).

 

Por fim, em empresas com mais de 20 funcionários, a gestão do livro de ponto manual fica inviável. A chance de erros ou fraudes aumentam e isto, por sua vez, afeta os valores de salários, benefícios ou abre margem para ações jurídicas.

 

Por conta disto e da ascensão das tecnologias na gestão de recursos humanos, muitas empresas estão migrando do livro de ponto para sistemas de controle de ponto online, proporcionando mais segurança e eficiência na coleta dos dados.

 

Porque utilizar um sistema para gestão de registro de ponto?

Um sistema para registro de ponto agiliza processos manuais e permite que o seu departamento de RH tenha mais tempo, mais assertividade no cálculo de horas trabalhadas e nos valores de salários e benefícios para folha de pagamento, mais agilidade no fechamento de ponto, menos gastos desnecessários e mais dados para poder trabalhar estrategicamente.

 

Por isso, nós da MarQHR te convidamos a conhecer o nosso sistema de controle de ponto. Com a gente, você leva o seu RH para outro nível, uma vez que ganha tempo com o fechamento de ponto graças a funcionalidades como registro de ponto online por computador, aplicativo e web, Planilha Horário, ajustes e até Férias. Além disso, nosso sistema também conta com diversas outras funções, que vão levar a sua empresa a fazer análises estratégicas, melhorar a comunicação interna ou gerir a carreira dos seus funcionários.

 

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Conclusão

O livro de ponto é um método tradicional de registro da jornada de trabalho, ainda utilizado por pequenos empregadores. A legislação permite seu uso, conforme a CLT e a Portaria 671, mas com algumas regras. Empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a registrar o ponto, podendo utilizar métodos manuais, mecânicos ou eletrônicos.

 

Para trabalhadores externos, o controle deve estar sob posse do colaborador, sendo entregue apenas para fechamento. A Portaria 671 proíbe o “ponto britânico”, ou seja, horários pré-assinalados, pois podem ser considerados inválidos judicialmente.

 

O livro de ponto deve conter dados essenciais, como horários de entrada, saída, assinaturas e possíveis observações. Erros devem ser corrigidos sem rasuras, e o colaborador é responsável pelo preenchimento. Embora a assinatura não seja obrigatória, é recomendada para comprovação dos registros.

 

A empresa deve guardar o livro de ponto por cinco anos, pois pode ser usado como prova em auditorias ou processos judiciais. Sua simplicidade é uma vantagem para pequenos negócios, mas em empresas maiores, pode gerar dificuldades e custos extras, além de aumentar a margem para erros.

 

Por isso, muitas empresas estão migrando para sistemas eletrônicos de controle de ponto como o da MarQHR, que garantem mais segurança, eficiência e redução de custos no gerenciamento da jornada de trabalho.