Um software de RH (Recursos Humanos) é uma ferramenta essencial não apenas para o funcionamento do departamento de RH, mas de toda a empresa também. Nesse sentido, seu funcionamento está relacionado ao recrutamento, gestão, pagamento, desenvolvimento e até mesmo à comunicação com os colaboradores.

 

Além disso, um sistema desses também dá apoio a profissionais de RH e a gestores quanto se trata de dados, insights e feedbacks em relação à gestão e à cultura organizacional.

 

Por isso, se você quer conhecer mais sobre software de RH e entender mais sobre suas funcionalidades, benefícios e desafios, acompanhe este artigo até o fim.

 

 

 

O que é um software?

Em linguagem de informática, qualquer aparelho (computador, smartphone, video game, etc) é composto por duas partes: o hardware e o software. Desta forma, enquanto hardware são os equipamentos físicos que compõem o aparelho, como por exemplo telas, mouse, CPU e impressora, o software são os sistemas e programas capazes de funcionar naquele aparelho, como Windows, iOS, Paint, navegadores, aplicativos de rede social e outros.

 

 O que é um software de RH?

Normalmente, quando falamos de Recursos Humanos, pensamos em tarefas que vão desde a seleção e admissão de candidatos até o pagamento de salários e benefícios. Contudo, hoje sabemos que o conceito de um departamento de RH é subdividido em Departamento Pessoal (DP), Recrutamento e Seleção (R&S), Treinamento e Desenvolvimento (T&D), entre outros subdepartamentos. Porém, para caráter introdutório e considerando que o termo “Recursos Humanos” é usado de forma ampla, vamos considerar aqui que softwares de RH são sistemas online que atendem uma ou mais dessas áreas.

 

Sendo assim, um software de RH é uma ferramenta que auxilia na gestão de atividades relacionadas aos colaboradores e gestores de uma empresa. Ele é responsável por automatizar processos e centralizar informações importantes, como cadastro de admissão de funcionários, controle de ponto, benefícios, avaliações e feedbacks, entre outros.

 

Por ser um software, ele precisa de um aparelho para funcionar. O software de RH da MarQHR, por exemplo, funciona em web, aplicativo para celular e até em tablet, onde cada aparelho tem um benefício exclusivo para o nosso cliente.

 

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Como funciona o software de RH?

Acima de tudo, um software de RH oferece uma gama diversificada de módulos, funcionalidades e recursos dentro de si, o que proporciona uma abordagem integrada e otimiza uma variedade de processos relacionados à administração de pessoas.

 

Desta forma, um software de RH aprimora a eficiência operacional, simplificando tarefas burocráticas. Contudo, ele também transforma áreas-chave do departamento de Recursos Humanos através de dados e insights estratégicos, precisão e mais. Exemplificando, destacam-se funcionalidades que visam otimizar o ciclo de vida dos colaboradores, tais como:

1. Recrutamento e Seleção: a automação de processos de recrutamento, desde a divulgação de vagas até a seleção de candidatos, agiliza a identificação dos profissionais mais adequados para a empresa.
2. Controle de Ponto: permite que o colaborador registre o início e o fim de sua jornada de trabalho por meio da web, tablet ou app. Isso agiliza o Departamento Pessoal, que fecha a folha de ponto mais rapidamente.
3. Gestão de Jornada de Trabalho e Férias: um controle eficiente de turnos, escalas, folgas e férias contribuem para o cumprimento das legislações trabalhistas e para o bem-estar dos colaboradores.
4. Gestão de Documentos: o armazenamento e o envio de documentos evita confusões, retrabalho e até mesmo multas em caso de fiscalizações e auditorias. Com um armazenamento e envio digital, você não precisa se preocupar com isso.
5. Pesquisas de Clima Organizacional: ferramentas de pesquisa como e-NPS, termômetro de humor e pesquisas internas permitem avaliar o ambiente de trabalho e identificar áreas que demandam melhorias, promovendo um ambiente mais saudável e produtivo.
6. Dados e Relatórios: funcionalidades como o People Analytics dão ao profissional de RH informações importantes para a criação de estratégias, o que afeta diretamente a realidade de colaboradores, gestores e da empresa como um todo.

 

Tipos de softwares de RH

Contudo, antes de decidir qual sistema adquirir, é necessário saber os tipos de softwares de RH existentes. Se você quer conhecer mais sobre os diversos tipos de softwares de RH, acesse o artigo que fizemos especificamente sobre este tópico clicando aqui.

 

Por que um software de RH é tão importante?

Antes de tudo, um software de RH é extremamente importante para qualquer empresa pois ele auxilia no gerenciamento e organização das informações relacionadas aos colaboradores. Por meio de um sistema, é possível registrar dados pessoais, informações contratuais, além de realizar o controle de ponto e gestão de benefícios.

 

Para além disso, um software automatizado facilita a execução de tarefas burocráticas, como o fechamento da folha de ponto ou geração de relatórios para análise de desempenho. Isso permite que os profissionais de RH tenham mais tempo para se dedicar a atividades estratégicas, como o desenvolvimento de planos de carreira e ações para melhorar o clima organizacional.

 

Outra vantagem importante é a segurança dos dados. Com um software de RH eficiente, as informações dos colaboradores ficam armazenadas de forma segura e acessível apenas para aqueles que possuem permissão. Isso evita problemas como extravio de documentos ou acesso indevido a informações confidenciais. Veja abaixo como um software de RH beneficia todos dentro da empresa.

 

 

Quais os benefícios de um software de RH?

Um software de RH proporciona benefícios para colaboradores, profissionais de RH, gestores e, por fim, para a empresa toda. Veja como ele afeta positivamente todos essas partes:

• Para colaboradores: permite que tenham agilidade em processos do dia-a-dia, como registrar ponto pelo celular, solicitar férias online e solicitar ajustes de ponto. Além disso, um software de RH vai registrar as informações, o que permite que o colaborador use-as para comprovar sua assiduidade ou a melhoria de seu desempenho através do avanço nas avaliações, por exemplo.

• Para profissionais do RH: ao contrário de procedimentos manuais, como folhas de ponto, fechamento de ponto, envio de documentos ou solicitações escritas de férias, um software de RH vai agilizar os processos burocráticos de RH. Além disso, vai reduzir os erros e reunir informações e dados em um só lugar, o que permite uma visão mais completa e estratégica. Por fim, um sistema de RH também facilitará a comunicação entre setores da empresa, proporcionando mais transparência e alinhamento.

• Para gestores: gestores precisam acompanhar o desenvolvimento de seus liderados, fazer leves ajustes e aprovações em pontos ou férias e ter visão de metas e indicadores. Por isso, um software de RH auxilia também gestores, que participam ativamente na gestão de carreira, controle de jornada e visão estratégica da empresa.

• Para a empresa: uma empresa ganha com todos os ganhos de colaboradores, profissionais e gestores. Ao permitir agilidade, flexibilidade e transparência aos colaboradores, a empresa age proativamente com a cultura e melhora seu employer branding. Com profissionais de RH menos atarefados em burocracias e errando menos, a empresa economiza tempo e dinheiro, além de permitir que o departamento possa fazer outras ações. Por fim, com gestores podendo ter participação, a evolução na carreira do funcionário e, de certa forma, do time como um todo é garantida.

 

 

09 motivos para ter um software de RH

Se você ainda está em dúvida sobre ter ou não um softwares de RH, separamos benefícios significativos e que impactarão positivamente na gestão de pessoas e no desempenho organizacional da sua empresa. Veja quais são:

1. Eficiência Operacional: softwares de RH automatizam processos burocráticos, como cálculos para folha de pagamento, admissões e envio de documentos, o que resulta em maior eficiência operacional e redução de erros.
2. Transparência e Acesso a Informações: colaboradores e gestores têm acesso fácil a informações relevantes, como registros de ponto, holerites e políticas internas, promovendo transparência e autonomia.
3. Conformidade Legal: auxiliam na conformidade com regulamentações trabalhistas e previdenciárias, automatizando cálculos e assegurando que a empresa esteja conforme as leis vigentes.
4. Gestão Estratégica de Pessoas: funcionalidades como avaliação de desempenho, métricas e indicadores permitem uma gestão mais estratégica do capital humano, facilitando a identificação de talentos e áreas de desenvolvimento.
5. Redução de Custos: a automação de processos, a minimização de erros e a otimização do tempo resultam em uma redução significativa de custos operacionais para a empresa.
6. Personalização de Benefícios: oferecem a flexibilidade de personalizar pacotes de benefícios, atendendo às necessidades individuais dos colaboradores e promovendo satisfação no trabalho.
7. Melhoria do Clima Organizacional: ferramentas de pesquisa de clima organizacional permitem a coleta de feedbacks, promovendo uma cultura de escuta e contribuindo para a melhoria do ambiente de trabalho.
8. Desenvolvimento Contínuo: módulos dedicados ao desenvolvimento profissional e treinamento facilitam a criação de planos de crescimento individual, contribuindo para o desenvolvimento contínuo dos colaboradores.
9. Acesso Remoto e Mobilidade: a disponibilidade de sistemas baseados em nuvem possibilita o acesso remoto, facilitando a gestão de RH para empresas com equipes distribuídas ou em modelos de trabalho flexíveis.

 

Como escolher o melhor software de RH para a sua empresa?

É crucial entender como escolher a solução mais adequada para as necessidades específicas da sua empresa. Por isso, é necessário a identificação das demandas prioritárias, destacando quais processos consomem mais tempo e quais tarefas manuais podem ser eficientemente automatizadas. Este processo de autoanálise pode ser orientado por perguntas internas como:

• Controle de ponto: Quanto tempo meu RH está perdendo controle de ponto manual? O meu sistema de ponto atual tem sido eficiente? Seria útil um sistema com ponto por geolocalização, cercos eletrônicos ou check-ins?
• Gestão de Férias: A gestão de férias precisa ser otimizada? Precisa de etapas de aprovação?
• Gestão de Carreiras: Meu sistema me auxilia a acompanhar o desenvolvimento dos colaboradores? Consigo realizar reuniões 1:1 ou feedbacks?
• Documentação: Estou perdendo tempo enviando documento por documento ou assinando tudo manualmente, quando poderia ter um software de RH para me ajudar?
• Comunicação Interna: A comunicação interna poderia ser mais eficaz, rápida e transparente (como em Lembretes) ou até mesmo sigilosa, em alguns casos (como Ouvidorias)?
• Suporte: O sistema que possuo me fornece o suporte que eu necessito? É rápido?
• Dados Estratégicos: Meu setor de RH tem os dados necessários para desenvolver melhorias? Um sistema com mais relatórios não me ajudaria a transformar meu RH?
• Benefícios: O meu software de RH é integrado com o meu sistema de controle de benefícios? 

 

Por fim, com base nas respostas, é possível delinear as principais necessidades e expectativas em relação ao software de RH ideal. Uma vez concluída essa análise, o próximo passo consistirá na pesquisa e experimentação de diferentes softwares, visando identificar aquele que melhor se alinha à realidade da empresa. Posteriormente, uma análise de custos também é necessária.

 

A boa notícia é que nosso software de RH abrange todas as respostas mencionadas – e tudo com o melhor custo-benefício!

 

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• Segurança: Verificação com foto e localização garante registros confiáveis, evitando fraudes.
• Visão estratégica: Com dados, organização e ajuda das nossas funcionalidades, você leva o seu departamento para o próximo estágio e se torna um RH mais estratégico e menos reativo.

 

Conclusão

Um software de RH é uma ferramenta multifacetada que transcende a mera gestão de pessoal, impactando positivamente toda organização. Ao automatizar processos, ele libera os profissionais de RH para se concentrarem em iniciativas estratégicas, como o desenvolvimento de planos de carreira.

 

Acima de tudo, a importância de um software de RH reside na capacidade de otimizar o ciclo de vida dos colaboradores, desde o recrutamento e seleção até o desenvolvimento e retenção. Funcionalidades como controle de ponto, gestão de férias e avaliações de desempenho permitem um acompanhamento preciso. Por sua vez, ferramentas de pesquisa de clima organizacional promovem um ambiente de trabalho mais saudável e produtivo.

 

Além disso, um software de RH oferece benefícios tangíveis para todos os envolvidos:

• Colaboradores: Maior agilidade em processos do dia a dia, acesso facilitado a informações e oportunidades de desenvolvimento.
• Profissionais de RH: Redução de tarefas burocráticas, maior precisão nos dados e visão estratégica para tomada de decisões.
• Gestores: Acompanhamento do desempenho das equipes, participação ativa na gestão de carreira e acesso a informações relevantes para a tomada de decisões.
• Empresa: Aumento da eficiência operacional, redução de custos, melhoria do clima organizacional e fortalecimento da marca empregadora.

 

Por isso, ao escolher um software de RH, é fundamental identificar os processos que podem ser otimizados e as funcionalidades que trarão maior valor. Sendo assim, a análise de custos e a experimentação de diferentes soluções são etapas cruciais para garantir a escolha do sistema ideal.

 

Em resumo, um software de RH é um investimento estratégico que impulsiona a eficiência, a produtividade e o bem-estar dos colaboradores, contribuindo para o sucesso da organização como um todo.