Em empresas com um departamento de Recursos Humanos bem estruturado, um sistema de RH se torna essencial para o bom funcionamento da empresa. Isso porque este tipo de ferramenta permeia e influencia o trabalho não só do setor de RH, mas também de todos os outros setores. Eles se fazem presentes ao longo de toda a jornada do colaborador dentro da empresa, sendo responsáveis por gerenciar todas as questões relacionadas aos colaboradores, desde a contratação até o desligamento.

 

Porém, o termo “sistema de RH” é muito genérico e simplista, sendo usado para referenciar qualquer ferramenta online voltada para a rotina do RH. Dependendo do que se busca, o software pode ser mais específico e nichado, recebendo até uma nomenclatura diferente, ou nem mesmo ser do departamento de RH.

 

Para sanar essas e outras dúvidas, preparamos este artigo listando os tipos de sistema de RH, suas diferenças, qual o melhor e muito mais. Se você quer saber mais sobre, então boa leitura.

 

 

 

O que é um sistema?

Antes de falarmos diretamente sobre um sistema de RH, é interessante passarmos primeiro sobre o conceito de sistema. 

 

Um sistema é um conjunto de elementos que, apesar de independentes, se conectam em prol de um objetivo ou por conta de características em comum. Como exemplo, podemos pensar no sistema nervoso de um corpo humano, no sistema de transporte de uma cidade, no sistema solar ou até mesmo em sistemas de computador. Apesar de cada elemento ser independente, como um ônibus no sistema de transporte ou um planeta no sistema solar, todos eles se agrupam e tem relações de trocas entre si.

 

O que é um sistema de RH e para que serve?

Quando falamos de sistemas de RH, estamos nos referindo a sistemas tecnológicos que automatizam processos relacionados à rotina do RH. Ou seja, são conjuntos de códigos, comandos, trocas de informações e integrações que visam agilizar ações no dia-a-dia do RH como cálculos de controle de jornada, análise de dados, registros de reuniões sobre carreira, etc.

 

Porém, são muitos os processos relacionados à rotina do RH. Inclusive, o que popularmente é chamado de departamento de Recursos Humanos, na verdade, possui várias divisões dentro de si. Existem processos relativos ao Departamento Pessoal, ao Recrutamento & Seleção, à área de Benefícios, entre outros. Ou seja, muitas vezes, o sistema de RH na verdade atende uma dessas subdivisões.

 

 

Quais os tipos de sistema de RH?

Apesar de existirem diversos tipos de sistemas de RH, alguns são mais comuns que outros. Normalmente especializados em determinadas áreas do departamento, esses sistemas ajudam no controle, agilidade, segurança ou acompanhamento do colaborador ao longo de sua jornada na empresa. Veja os principais tipos de sistemas de RH que selecionamos: 

 

Sistema de Recrutamento & Seleção (ATS)

O Applicant Tracking System (ATS) é uma ferramenta essencial para otimizar a contratação de colaboradores. Ele automatiza processos como o recebimento e triagem de currículos, gerenciamento de vagas, organização de processos seletivos e até a aplicação de testes. Isso agiliza a seleção e melhora a experiência dos candidatos e recrutadores.

 

Sistema de Gestão de Aprendizado (LMS)

O Learning Management System (LMS) ganhou destaque durante a pandemia de COVID-19, mas já era amplamente utilizado para treinamentos corporativos. Essa plataforma reúne vídeos, documentos, cursos, avaliações e materiais interativos para capacitar colaboradores. Ele é frequentemente usado em processos de onboarding e no desenvolvimento profissional contínuo.

 

Sistema de Departamento Pessoal (DP)

O DP é responsável pela gestão das obrigações trabalhistas e burocráticas da empresa, garantindo conformidade com a CLT e outras legislações. Por isso, os sistemas de DP auxiliam no controle de ponto, gestão de jornada, cálculo da folha de pagamento, emissão de holerites e organização de documentos, reduzindo erros e riscos trabalhistas.

 

 

Sistema de Gestão de Carreira

Ferramentas de gestão de carreira ajudam a acompanhar o desenvolvimento profissional dos colaboradores. Elas registram feedbacks, planos de desenvolvimento individual (PDI), reuniões 1:1 e avaliações de desempenho, promovendo transparência e alinhamento entre expectativas e crescimento na empresa.

 

Sistema de Comunicação Interna

Sistemas voltados para comunicação interna centralizam informações e melhoram o fluxo de interações dentro da empresa. Isso pode incluir intranets, chats corporativos, redes sociais internas e ferramentas para a criação de organogramas e planejamento de eventos, promovendo engajamento e colaboração entre equipes.

 

Sistema de Recursos Humanos

Um sistema de RH estratégico reúne funcionalidades voltadas para a gestão de pessoas e a análise de dados organizacionais. Ele inclui dashboards, relatórios, métricas de RH, People Analytics e pesquisas internas, como e-NPS e termômetros de humor. Essas ferramentas permitem uma visão ampla do clima organizacional e auxiliam na tomada de decisões estratégicas para melhorar o bem-estar e a produtividade dos colaboradores.

 

 

Investir em sistemas de RH adequados contribui para uma gestão mais eficiente, estratégica e alinhada às necessidades da empresa, garantindo tanto a conformidade legal quanto o desenvolvimento humano.

 

 

Qual a diferença entre um sistema de RH e outros tipos de sistemas?

A maioria dos sistemas listados cumprem funções específicas da rotina do departamento de Recursos Humanos. Constantemente, muitos desses sistemas específicos são contratados separadamente e são utilizados por empresas de maior porte. Por isso, não são confundidos entre si pelos profissionais da área – ou seja, o responsável pelo sistema de folha de pagamento não confunde seu sistema com o de LMS, por exemplo.

 

Porém, o termo “sistema de RH” ainda é usado para se referir tanto a um sistema de DP quanto para um sistema de RH propriamente dito. Isto porque, muitas das vezes, “Recursos Humanos” é uma nomenclatura utilizada para falar sobre coisas que não são de Recursos Humanos, mas sim do “Departamento Pessoal”, o que acaba confundindo as coisas. Contudo, assim como RH e DP são coisas diferentes, os sistemas de RH e DP também são.

 

Se analisarmos um sistema de DP, notamos que ele cuida de questões burocráticas e relativas ao funcionamento operacional de uma empresa, como controle de ponto, cálculo de horas extras ou banco de horas, férias e ações similares. Muitas vezes, quando um funcionário se refere a “marcar ponto no sistema do RH”, por exemplo, ele está na verdade se referindo ao sistema de DP.

 

No entanto, quando falamos de questões estratégicas e relacionadas ao clima organizacional da empresa, estamos nos direcionando ao sistema de RH. Questões como People Analytics, relatórios de clima, e-NPS e outras funcionalidades que trazem dados de gestão ou do bem-estar dos colaboradores fazem parte deste tipo de sistema.

 

Uma empresa só atinge a maturidade necessária para usar um sistema de RH depois que superou as questões burocráticas do dia-a-dia com um sistema de DP. Logo, eles são complementares e ambos muito importantes para o funcionamento de um negócio.

 

 

Como escolher o melhor sistema de RH para minha empresa?

Para escolher o melhor sistema de RH, precisamos seguir as seguintes dicas:

 

Identifique o que é necessidade, o que é benefício extra e o que é apenas vaidade:

Um controle eficaz é uma necessidade. Um gráfico com filtros personalizados é um benefício extra. Desejar que todos os gráficos sejam da cor verde é uma vaidade. Apesar do exemplo esdrúxulo, ele ajuda a ilustrar o que é necessário para o RH da sua empresa e o que é, na verdade, apenas um desejo sem embasamento.

 

“O melhor sistema de RH” é aquele que é “o melhor sistema de RH para a sua empresa”:

Contratar um sistema muito complexo porque ele passa a impressão de ser “o melhor do mercado” pode ser improdutivo para a sua empresa, assim como contratar um sistema muito básico por achar que ele tem “a melhor usabilidade” pode atrasar seu desenvolvimento. Por isso, o melhor sistema de RH é o que se encaixa melhor com as suas necessidades e com o seu orçamento;

 

“O sistema de RH mais completo” é o que te atende bem e detalhes específicos demais podem não ser atendidos:

Assim como qualquer outro tipo de produto ou serviço, sistemas são feitos para atenderem a maioria dos consumidores de um público-alvo. Sendo assim, é preciso entender que questões muito específicas talvez não sejam atendidas ou, se forem, podem ser cobradas como personalização para a sua realidade. Por isso, o sistema de RH que atende a maioria das coisas que você precisa pode sim ser um sistema bom para você.

 

Flexibilidade é chave para um bom relacionamento:

Um sistema exigirá que coisas feitas de determinada forma sejam substituídas por outras. Vai também adicionar rotinas diferentes ao seu dia-a-dia. Sendo assim, é preciso ser adaptável e absorver essas mudanças.

 

Processos internos andam lado a lado com sistema de RH:

Um sistema é apenas uma ferramenta e não substitui a construção de processos internos. Para exemplificar melhor isso, lembre que, por lei, um sistema não pode travar o registro de ponto de um colaborador que chega atrasado. Mas, o RH de uma empresa pode criar o procedimento que indica que ajustes de atrasos se limitam a 5 por funcionário e, acima disso, ele receberá uma advertência do departamento, podendo até receber uma demissão por justa causa. Assim, o RH usa a plataforma da forma correta, permite que exceções ocorram (ônibus quebrado ou acordar tarde, por exemplo) e ao mesmo tempo cria processos que gerencia bem. Ou seja, um sistema não substitui um processo interno, apenas complementa.

 

Com essas dicas, você conseguirá escolher o sistema que mais se adequa a sua realidade e entenderá se um sistema mais específico faz mais sentido que um sistema mais completo 

 

 

Quais são os desafios de implementar um sistema de RH?

Seja para empresas que estão implantando um sistema pela primeira vez ou para troca de sistemas, a mudança sempre é complexa e pode apresentar desafios. Se você, profissional de RH, é a responsável por esta mudança e está lendo este texto, veja algumas dicas que temos para você se preparar e saber identificar na hora da implementação:

 

Falta de clareza nos motivos ou nos requisitos para contratação:

É preciso que todos entendam os motivos de um sistema de RH ser implementado pela primeira vez ou trocado. Além disso, é importante saber quais funcionalidades este sistema novo promete e se o que estão oferecendo resolve suas necessidades. Isso ajudará a todos (desde o CEO até os colaboradores) a entenderem e apoiarem a contratação da ferramenta.

 

Resistência à mudança:

Seja por conta de experiências ruins no passado ou por acreditar que a situação atual está boa, este tipo de pensamento pode atrasar muito a sua empresa. A dica para convencer que está resistindo ao novo sistema é coletar cases, ReclameAqui, dados, falar com clientes do novo sistema ou listar falhas e mostrar os benefícios e os pontos onde o sistema promete melhorar. 

 

Confundir sistema com processo ou ser inflexível nos processos:

Frases como “aqui não fazemos assim” podem minar o sucesso de qualquer sistema. Um sistema pede por mudanças pois tem os próprios fluxos de funcionamento. Achar que o fluxo do sistema anterior era o único modo correto e acreditar que o funcionamento dele era sinônimo de processo interno da sua empresa pode ser perigoso. Por isso, é preciso entender o que realmente é processo interno do RH, o que pode ser adicionado e flexibilizado e o que era apenas o modo de funcionamento do sistema anterior.

 

Não treinar colaboradores:

Um sistema novo precisa explicar conceitos, fluxos, nomenclaturas, campos e telas aos novos usuários. Além disso, em um sistema que trata de temas complexos e sérios como RH não pode ser visto como algo despretensioso, como uma rede social ou um sistema de edição de vídeos. Por isso, para que a implantação seja um sucesso, é necessário que quem use tenha treinamento.

 

Falta de tempo e dedicação:

A contratação de um sistema não trará mudanças repentinas. É preciso dedicar tempo para treinamentos, fazer as configurações necessárias e se dedicar para que o projeto de implantação do sistema funcione.

 

Aqui na MarQHR, por exemplo, um time de treinamento vai te ensinar e garantir que as configurações iniciais sejam feitas corretamente. Você também pode contar com nossa consultoria especializada e o nosso time de suporte, que vai sempre te ajudar nas dificuldades ao longo da sua utilização.

 

Além disso, apesar de ter desafios a frente, implantar um sistema de RH (ou de outro tipo) traz benefícios significativos para a organização. Veja no tópico a seguir alguns deles.

 

 

Quais as vantagens em ter um sistema de RH?

O departamento de RH e suas divisões ganham de diversas maneiras com o uso de sistemas. Veja alguns exemplos desses benefícios:

• Mais agilidade: Ações que manualmente seriam morosos, burocráticos ou trabalhosos, como controle de ponto, ficam mais rápidas com um sistema;

• Mais organização: Sistemas ajudam a registrar, organizar, agendar e controlar ações que, sem eles, transformariam o departamento de RH em um caos;

• Mais dados para sua estratégia: Ao reunir informações, fica mais fácil para você analisar e tomar decisões estratégicas;

• Acompanhamento da evolução do colaborador: Ao registrar reuniões, feedbacks e direcionar tarefas, o gestor consegue acompanhar o desenvolvimento do colaborador dentro da empresa;

• Menos gastos com horas extras indevidas, multas ou similares: Sistemas são mais precisos e evitam gastos desnecessários. Além disso, eles também podem evitar desperdícios ou encontrar oportunidades para melhorar a produtividade de todos e gerar mais lucro;

• Maior segurança jurídica: CLT, convenções coletivas e outros mecanismos jurídicos podem penalizar negócios. Um sistema ajuda a registrar e comprovar atitudes, o que dá mais segurança jurídica para sua empresa.

• Evolução do departamento: Além de profissionalizar o seu departamento, um sistema permite que os profissionais usem o tempo que antes era gasto com burocracias em ações mais estratégicas, como eventos, treinamentos e ações de cultura;

• Mais transparência na comunicação interna: A comunicação de uma empresa fica mais transparente e eficaz, evitando confusões e erros por parte dos colaboradores.

• Centraliza questões do RH ao mesmo que empodera gestores: Enquanto RH, é dever do departamento garantir que todos os colaboradores saibam, por exemplo, a missão, a visão e os valores da empresa. Porém, o gestor também é responsável por estimular a cultura e assegurar que o que o RH criou  no manual do colaborador seja cumprido. Um sistema pode ser uma ferramenta ótima para garantir tudo isso.

 

 

Quais os principais sistemas de RH?

Entre as diversas soluções disponíveis no mercado para o RH e seus subdepartamentos, selecionamos algumas das mais conhecidas no mercado. Veja os nomes na lista abaixo:

• Sistema de Gestão de Carreira: Qulture.Rocks
• Sistema de Recrutamento e Seleção: Gupy
• Sistema de LMS: Umentor
• Sistema de Folha de Pagamento: Supersoft
• Sistema de DP, RH, Gestão de Carreira e Indicadores: MarQHR

 

Lembrando que, apesar dessas indicações, ainda é importante avaliar as necessidades do departamento e os desafios das implementações. 

 

 

Quais as tendências em Sistemas de RH?

Algumas das tendências para o RH que surgiram nos últimos anos ressaltam tópicos que sistemas podem desenvolver para facilitar as nossas rotinas. Por isso, a partir de agora não será incomum ver sistemas de RH:

• Com Inteligência Artificial: É claro que ela não poderia estar de fora. Nos últimos anos acompanhamos a melhoria de Inteligências Artificiais e, agora, cada vez mais estamos aplicando este conhecimento em sistemas. A MarQHR, por exemplo, teve o nosso envio de documentos melhorado por conta de IA (e tem mais coisa vindo aí);
• Com módulos de ESG: Meio ambiente, compliance, diversidade, segurança… tudo isso é muito importante para empresas e também tange o RH. Por isso, é de se esperar algum movimento rumo à esta direção;
• Voltados à Employee Experience: Uma contratação bem estruturada, acompanhamento do desenvolvimento do colaborador, pesquisas, e-NPS e outras funcionalidades que estimulam o engajamento do colaborador e facilitam o Employer Branding.
• Mobile ou APP friendly: É hora de facilitar o controle através de sites responsivos ou aplicativos. Isso dá ainda mais agilidade a profissionais de RH e a gestores.
• Mais em um só ou APIs: Apesar de muitas empresas preferirem sistemas especializados, a pulverização atrapalha a gestão. Por isso, encontrar soluções em um único sistema ou encontrar sistema com APIs para outros são ótimas opções para quem quer ser mais eficiente no trabalho.

 

 

Existem sistemas de RH gratuitos?

Se você espera encontrar muitos sistemas bons, eficazes, com atualizações e novidades frequentes e gratuito, é melhor reavaliar. Desenvolvimento, suporte, servidores, ferramentas de segurança… tudo isto gera custo para a empresa. As opções gratuitas, normalmente, são testes ou versões limitadas ou infelizmente envolvem planilhas ou controles físicos como papéis ou cadernos, o que não é nada ágil ou seguro.

 

Por isso, considere investir em um sistema com o melhor custo-benefício para a sua empresa. Muitos deles possuem planos que cabem no orçamento da sua empresa e que vão fazer a diferença em termos de gestão, organização, controle e segurança.

 

 

Como o sistema de RH da MarQHR ajuda este departamento?

A MarQHR começou com um sistema de controle de ponto, evoluindo posteriormente para a área de DP e, agora em nossa nova fase, avançamos para soluções mais completas para o RH.

 

Em nosso sistema, por exemplo, o departamento tem análises importantes sobre seus colaboradores com o nosso People Analytics, mensura o clima organizacional com o Termômetro de Humor, cria pesquisas internas e e-NPS e muito mais. Com a gente, a empresa saí do operacional e vai para o estratégico. Veja no vídeo abaixo um pouco sobre a MarQHR e peça seu teste grátis aqui.

 

 

Conclusão

A implementação de um sistema de RH é uma estratégia essencial para empresas que buscam otimizar suas operações, aumentar a eficiência e fortalecer a gestão de pessoas.

Como vimos, há diversos tipos de sistemas, desde aqueles voltados para recrutamento e seleção até os que oferecem soluções completas para a gestão do capital humano. Além disso, escolher a ferramenta certa exige análise cuidadosa das necessidades da empresa, garantindo que ela agregue valor e não apenas imponha mudanças desnecessárias.

Além disso, apesar dos desafios na implementação, os benefícios superam as dificuldades, trazendo mais organização, transparência, segurança jurídica e eficiência ao RH. Com a evolução da tecnologia e a incorporação de tendências como a Inteligência Artificial, os sistemas de RH continuarão a se tornar ainda mais estratégicos e indispensáveis para empresas de todos os portes. Assim, investir na solução adequada pode ser um diferencial competitivo fundamental para o sucesso organizacional.