A folha de ponto é um dos documentos mais conhecidos da rotina do RH de uma empresa. Com ela é possível fazer um controle de ponto básico para comprovar a jornada de trabalho dos colaboradores.

 

Porém, é preciso redobrar a atenção ao adotar este método como principal forma de registro de ponto. Isto porque, apesar de totalmente legal, a folha de ponto pode apresentar alguns desafios, principalmente para empresas com mais de 20 funcionários. Além disso, existem pontos de atenção para evitar erros comuns na hora de preencher a folha de ponto.

 

Quer saber mais sobre este método de registro, descobrir como preencher a folha de ponto, evitar os possíveis erros e ainda receber um modelo grátis? Então continue neste artigo!

 

 

O que é uma folha de ponto?

A folha de ponto é um documento que registra informações referentes à jornada de trabalho dos colaboradores. A principal função deste documento é somar as horas trabalhadas e descontar as ocorrências (como faltas e atrasos). Com este valor final, o departamento pessoal possa contabilizar o salário e os benefícios devidos ao colaborador.

 

Segundo a Portaria 671, norma mais recente e que rege sobre as formas de registro de ponto, este tipo de registro é totalmente legal e válido para o controle de jornada de trabalho.

 

Quais informações devem constar na folha de ponto?

Por ter como foco a praticidade, a folha de ponto é um documento simples. Nela, as informações existentes são referentes apenas a identificação do colaborador, da empresa e da jornada de trabalho, além de campos para a assinatura, garantindo a validade do documento.

 

Em resumo, os dados solicitados em uma folha de ponto para assegurar sua validade são:

• Identificação da empresa:

• • Campo para razão social ou empregador;
  • Campo para CNPJ;
  • Caso possua diferentes sedes, é interessante ter um campo para esta informação.

 

• Identificação do colaborador:

• • Campo para nome do colaborador;
  • Campo para cargo e área de atuação do colaborador;
  • Campo para o CPF do colaborador;

 

• Informações sobre a jornada de trabalho:

• • Campo com os horários previstos para início da jornada, início do intervalo, final do intervalo e final da jornada de trabalho;
  • Campo com os horários realizados de início da jornada, início do intervalo, final do intervalo e final da jornada de trabalho;
  • Campo para eventuais horas extras realizadas;

 

• Informações para validação do documento:

• • Campo para assinatura do colaborador;

 

Modelo de folha de ponto grátis

Se você quer começar na gestão do seu RH, aproveite nosso modelo de folha de ponto grátis. Basta clicar aqui e se inscrever para receber em seu e-mail um modelo com as informações mais importantes para você usar a folha de ponto em sua empresa. Se preferir, pode receber nossa planilha de controle de ponto – basta se inscrever no formulário abaixo.

 

Quem preenche a folha de ponto?

Se você é quem preenche o horário de entrada e saída do seu trabalhador, a sua empresa está cometendo um grave erro. O empregador deve orientar o funcionário a preencher a folha de ponto da maneira correta, mas o registro deve ser feito pelo empregado.

 

A legislação, inclusive, afirma que em alguns casos a folha de ponto deve ficar com o colaborador, como no caso de quem trabalha externamente. A  Portaria 671, norma que rege o registro de ponto, afirma em seu Art. 95 da Subseção II que o documento deve ficar com ele e a empresa só a recolherá “após o término do período de apuração do ponto”.

 

Para ter seu próprio controle, a empresa pode averiguar os dados preenchidos na folha de ponto (desde que não os altere) e até mesmo criar um espelho de ponto dos registros do empregado, mas nunca preencher os dados no documento original.

 

Isso porque, se todo empregador preenchesse a folha de ponto dos colaboradores, não existiria garantia jurídica de que o preenchimento realmente está de acordo com os horários de entrada e saída do colaborador.

 

Um exemplo do que pode acontecer nessa situação é que, caso um colaborador se acidentasse a caminho do trabalho, mas o RH preencheu a folha de ponto indicando que dele jornada já começou, isso poderia ser interpretado judicialmente como acidente de trabalho. 

 

Outro exemplo é um colaborador que trabalha menos do que a jornada combinada. Isso faz com que a sua empresa esteja pagando a mais para um menos entregas, o que é prejudicial para as suas finanças. Por isso, é essencial que ele faça esse preenchimento.

 

 

Os espelhos de pontos devem ser assinados? Quem assina?

Sim. Ao final do mês, para ser validado pela Secretaria de Trabalho, o documento de espelhamento deve ser entregue para o empregado assinar.

 

Nos casos de empregados analfabetos, o empregador pode registrar os horários na folha de ponto, mas a assinatura deve ser feita com a impressão digital do empregado.

 

 

O colaborador pode se negar a assinar os espelhos de ponto?

Se a empresa seguiu as práticas indicadas pela CLT e normas que regulamentam a folha de ponto, não há motivo para se negar a assinar o documento. 

 

Sendo assim, caso o funcionário se negue a preencher a folha de ponto, ele pode sofrer advertências verbais, advertências por escrito, suspensão, e em casos de persistências, o empregador pode pedir a sua demissão por justa causa. Isso porque ele está desrespeitando uma norma da empresa, mesmo que esse registro não seja obrigatório para todos os estabelecimentos.

 

 

Atenção: a folha de ponto não pode ter horários uniformes

De acordo com o Inciso III da Súmula 338 do Tribunal Superior do Trabalho e com o Art. 93 da Portaria 671 que depois reforçou esta medida, é proibido pré-assinalar a folha de ponto com os horários contratuais.

 

Isso significa que a lei anula a validade da folha de ponto de uma empresa registra que o empregado entra no trabalho todos os dias pontualmente às 9h e sai pontualmente às 18h. Isso porque, apesar dele cumprir essa jornada de trabalho, é impossível que chegue e saia todos os dias nesses mesmos horários. Não à toa, existe o tempo de tolerância.

 

Caso a empresa apresente registros com horários uniformes, as folhas de ponto serão inválidas como meio de prova. Ou seja, se um funcionário abrir um processo trabalhista alegando a falta de pagamento de horas extras, você não poderá apresentar a folha de ponto como prova.

 

E, com a invalidação da folha de ponto, reverte-se o ônus da comprovação. Sendo assim, cabe à empresa provar que aquele empregado que acionou judicialmente não tem direito às horas extras. Existem outras formas de comprovar isso, como testemunhas, imagens e vídeos, mas isso complicará desnecessariamente a sua tentativa de vencer o processo jurídico.

 

 

Como a folha de ponto ajuda no cálculo de pagamento de horas trabalhadas e horas extras?

Com a folha de ponto devidamente preenchida, agora é necessário avançar para a segunda etapa: cálculo de horas que vão afetar os valores de salários e benefícios.

 

Nisso, a folha de ponto te ajuda ao fornecer uma visão completa de como foi a rotina do trabalhador. Com ela, o RH consegue levar em conta: horários de entradas e de saídas, intervalos interjornada e intrajornada, feriados remunerados, tempo de tolerância e tipo de jornada de trabalho. Assim, você consegue contabilizar o saldo de horas, multiplicar pelos valores definidos para saber o valor de salário e benefícios devidos e o quanto de imposto deverá ser recolhido.

 

Quais as vantagens e desvantagens da folha de ponto?

A folha de ponto é um dos métodos mais fáceis para cumprir a burocracia relacionada ao registro de jornada. Ela é ideal para pequenas empresas que estão começando a estruturar um RH, pois permite que quem vai gerenciar este departamento comece a entender os processos relacionados ao RH, faça o controle de horas, o pagamento de horas trabalhadas com o valor correto e ainda cumpra as necessidades jurídicas.

 

Porém, em empresas com departamentos mais maduros ou muitos colaboradores, a folha de ponto se torna inviável. Isso porque ela é simplória demais para empresas com RHs mais completos e que precisam fazer mais do que apenas ter um controle de jornada. Já para empresas com mais de 10 colaboradores, a gestão da folha de ponto gera perda de produtividade e de tempo, além da possibilidade de permitir que registros adulterados ou com erros passem despercebidos, o que pode gerar mais gastos para a empresa ou até ser desconsiderado como prova em um eventual processo trabalhista, uma vez que pontos rasurados são desclassificados como prova a favor da empresa, como vimos anteriormente.

 

 

Existe folha de ponto online ou apenas folha de ponto manual?

O conceito de folha de ponto é, em sua grande maioria, usado para se referir ao documento físico de registro de ponto e a ação manual de preenchimento. Contudo, o termo foi emprestado para explicar ou designar formas de registro mecânicos (como no caso da folha usada para ser inserida no relógio de ponto cartográfico), digitais ou online (como para nomear planilhas ou sistemas que servem de registro de ponto).

 

No entanto, apesar dos nomes serem similares, cada uma dessas “folhas de ponto” que não são manuais precisam de uma atenção diferente quando tratamos do assunto no âmbito jurídico. Os métodos mecânicos, por exemplo, precisam espelhar a marcação de ponto para um cartão individual do trabalhador. Já as formas de registro online se dividem em:

• Registro Eletrônico de Ponto Convencional, o REP-C, que consiste em um relógio de ponto eletrônico que precisa registrar o ponto, assinar o registro eletronicamente e emitir um comprovante de registro para o trabalhador;
• Registro Eletrônico de Ponto Alternativo, o REP-A, que também possui um relógio de ponto eletrônico, mas precisa apenas registrar o ponto e passar essa informação para um software e/ou aplicativo.
• Registro Eletrônico de Ponto via Programa, o REP-P, que funciona como um sistema online que registra a marcação de ponto através do computador, tablet ou aplicativo e valida esses dados digitalmente.

 

Como a MarQHR ajuda empresas a migrarem da folha de ponto para o controle de ponto online?

Se a sua empresa quer evitar esses erros, deve partir para as inovações. Isso porque, apesar da folha de ponto ser útil, ela ainda possui limitações.

Com um sistema de controle de ponto eletrônico, além de garantir a exatidão dos registros de ponto e servir como meio de prova judicial, você:

• Permite que seu funcionário registro ponto por computador, aplicativo ou tablet;
• Calcula automaticamente as horas do trabalhador, economizando o tempo da sua equipe de Recursos Humanos;
• Gestão completa ao usar outras funcionalidades, como Portal de Vagas, Admissão Online, People Analytics e muito mais;
• Tem a guarda de documentos digitalizados, o que evita que você precise guardar folhas de ponto físicas durante 5 anos em pastas e armários;
• Treinamento e suporte para te ajudar a se adaptar e fazer a melhor gestão do seu RH com uma ferramenta eficaz.

 

Isso e muito mais a MarQHR faz para você. Somos uma ótima solução para o RH que procura tecnologia de ponta e valores acessíveis. Conheça um pouco mais sobre o que temos a te oferecer no vídeo abaixo e solicite uma demonstração clicando aqui.

 

Conclusão

A folha de ponto é um recurso fundamental para o controle de jornada dos colaboradores. Com esse registro, a empresa evita processos trabalhistas, possui provas suficientes para uma possível demissão por justa causa, garante que as horas extras estão sendo pagas corretamente e ainda tem o cálculo correto de salários e benefícios.

 

No entanto, a folha de ponto apresenta desafios, especialmente em empresas com mais de 10 funcionários, pois pode gerar erros, perda de produtividade e dificuldades em processos jurídicos.

 

 

Com os avanços tecnológicos, o controle de ponto eletrônico surge como uma alternativa mais eficiente e segura, reduzindo falhas e otimizando o tempo do RH. Soluções como as oferecidas pela MarQHR permitem uma gestão automatizada, com registros digitais precisos e funcionalidades adicionais que agregam valor à administração de recursos humanos.

 

Se sua empresa busca modernizar o controle de jornada e evitar problemas com folhas de ponto manuais, considerar a migração para um sistema eletrônico pode ser a melhor decisão. Além de garantir conformidade com a legislação, essa mudança proporciona mais segurança, praticidade e eficiência na gestão do seu RH.