O e-Social é uma das plataformas digitais que fazem parte do cotidiano dos empregadores. A plataforma, criada pelo governo brasileiro em 2014, reúne diversas informações trabalhistas das empresas e seus respectivos funcionários, além de uma série de outros dados relevantes.
Neste conteúdo vamos falar sobre o e-Social e um pouco de tudo o que o profissional de RH precisa saber sobre este sistema. Falaremos sobre suas utilidades, vantagens, requisitos legais e um passo-a-passo para fazer a admissão dentro desta plataforma.
Além disso, também trataremos sobre as tendências relacionadas ao e-Social e aspectos que são parte do trabalho do RH. Convidamos você a acompanhar conosco até o fim!
O que é o e-Social?
O e-Social é uma plataforma criada pelo Governo do Brasil que reúne informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais das empresas e seus colaboradores em um único ambiente digital. Este sistema foi criado com alguns objetivos, dentre eles, simplificar e unificar o envio de informações sobre os trabalhadores, assim facilitando o cumprimento das obrigações fiscais e previdenciárias por parte das empresas.
Desta forma, o e-Social centraliza dados sobre os empregados, como vínculos trabalhistas atuais e anteriores, salários, horas trabalhadas, entre outros. Ou seja, o sistema envia essas informações de forma eletrônica aos órgãos reguladores, como a Receita Federal, a Caixa, o INSS e o Ministério do Trabalho e Emprego. Com isso, o e-Social reduz a burocracia e garante maior eficiência na fiscalização e no acompanhamento das obrigações previdenciárias e trabalhistas dos empregadores.
O e-Social envolve tanto empregadores quanto trabalhadores, trazendo maior transparência e agilidade na gestão e na geração dos dados. Por meio do RH, as empresas devem estar sempre em conformidade com as regras estabelecidas pelo e-Social para evitar penalidades, multas e até mesmo problemas jurídicos.
Para que serve o e-Social?
O e-Social está presente na realidade de empregados, empregadores e gestores de RH que trabalham com suas informações. Ele tem uma série de utilidades e está em constante aprimoramento. Veja:
Centralizar informações:
O e-Social centraliza as informações relacionadas aos trabalhadores, consolidando dados que antes eram enviados separadamente, muitas vezes manualmente e de forma analógica, para diferentes órgãos governamentais;
Melhoria na fiscalização:
O Estado é um ente diretamente interessado na regularização das obrigações, afinal, ele também tem receita com isso. Por isso, o e-Social facilita a fiscalização dos órgãos governamentais, permitindo um acesso rápido e integrado aos dados sobre trabalhadores e suas relações de trabalho;
Dados mais saneados:
Por padronizar e centralizar as informações, o e-Social também contribui para a melhoria da qualidade dos dados, reduzindo erros e inconsistências nos dados dos trabalhadores e empresas;
Menos burocracia:
Ao integrar processos e consolidar as obrigações das partes em um único sistema, o e-Social reduz a burocracia que por vezes atrapalha o cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais;
Mais facilidade para cumprir obrigações:
Este cumprimento das obrigações também é um dos objetivos do sistema. O e-Social oferece uma forma mais ágil e eficaz para se cumprir as obrigações legais, uma vez que as informações são transmitidas eletronicamente e de maneira padronizada;
Processos mais modernos:
O e-Social representa uma abordagem mais moderna e tecnológica para o cumprimento das obrigações trabalhistas, acompanhando as transformações digitais na sociedade e dando celeridade a empresas e colaboradores;
Agilidade nos benefícios previdenciários:
Torna mais fácil e mais eficiente a concessão de benefícios previdenciários, uma vez que as informações necessárias estão disponíveis de maneira mais rápida e integrada. Também ajuda a evitar que pessoas sejam injustiçadas ou recebam benefícios de maneira indevida;
Torna as informações mais transparentes:
O e-Social permite que trabalhadores tenham acesso a dados relacionados ao seu vínculo empregatício e aos benefícios previdenciários com precisão e agilidade;
Combate crimes e fraudes:
O sistema ajuda a combater sonegação fiscal, fraudes trabalhistas e outros crimes, promovendo maior conformidade com a legislação previdenciária e trabalhista;
Por todas estas funções, o e-Social faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital desde 2014, com diversas melhorias nestes últimos anos.
Quais as vantagens do e-Social?
O e-Social acaba se impondo como uma obrigação para as empresas, mas ele também traz uma série de vantagens se bem utilizado. Seus benefícios se estendem tanto para o RH, como para as corporações e também seus colaboradores. Acompanhe:
Vantagens para o RH
O RH é um grande beneficiado pelo e-Social. A plataforma permite a unificação de diversas obrigações acessórias, simplificando os processos burocráticos relacionados às demandas trabalhistas, previdenciárias e fiscais da sua empresa. Com o envio de informações padronizado no sistema, o risco de erros manuais é reduzido, trazendo para a precisão e consistência dos dados.
Além disso, o RH tem acesso mais rápido às informações relacionadas aos colaboradores, o que facilita a gestão de pessoal, folha de pagamento e processos seletivos. Ele pode ser usado em conjunto com sistemas dedicados, como a solução da MarQ. para gestão de ponto, RH, admissão e benefícios.
E, por fim, ele auxilia na conformidade legal da empresa, evitando imprecisões jurídicas e processos que podem custar caro. Isso acontece porque as informações são enviadas de acordo com os requisitos estabelecidos pelas autoridades.
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Vantagens para a empresa
Os empregadores também têm interessantes benefícios em utilizar o e-Social. Um deles é a redução de custos causada pela automação e a simplificação de processos. Afinal, há menos necessidade de lidar com diferentes sistemas e obrigações separadamente, mesmo que você use outros sistemas em paralelo.
Em segundo lugar, o e-Social auxilia na minimização de riscos relacionados a questões trabalhistas e fiscais, uma vez que a empresa repassa as informações e as obrigações conforme a lei. Além disso, os dados precisos e atualizados em tempo real permitem uma tomada de decisões mais ágil e embasada, contribuindo para a eficiência operacional.
Em conclusão, as corporações também podem construir e cultivar boas relações com o poder público por meio do eletrônico de informações conforme as normas do e-Social. Ou seja, tudo isso ajuda a evitar penalidades e fiscalizações desnecessárias ou excessivas.
Vantagens para os colaboradores
Os próprios trabalhadores também são beneficiados pelo uso do e-Social. Em primeiro lugar, eles podem ter acesso mais fácil às informações relacionadas ao seu vínculo empregatício, salários, benefícios e histórico laboral.
Além disso, em casos de necessidade de benefícios previdenciários, o e-Social pode contribuir para uma concessão mais rápida, pois as informações necessárias já estão disponíveis de forma integrada para o INSS avaliar a solicitação.
Por fim, a padronização e a automação dos processos oferecem maior segurança nas informações pessoais dos funcionários, reduzindo a possibilidade de equívocos e preservando a confidencialidade dos dados, além de evitar fraudes e o extravio de dados.
Quem precisa fazer o e-Social?
Devem utilizar o e-Social empresas privadas e organizações públicas. Além disso, produtores rurais, empregadores que são pessoa física, Microempreendedores Individuais (MEI) com funcionários e até mesmo as Organizações Não-Governamentais (ONGs) precisam utilizar o e-Social. Em geral, se uma determinada entidade possui funcionários, ela precisa usar a plataforma.
Passo-a-passo para realizar admissão no e-Social
A admissão de um novo colaborador na tabela do e-Social possui algumas etapas e obrigações que devem ser observadas pelo RH. Veja a seguir um passo-a-passo de como realizar esta admissão:
- Registro Preliminar: antes de efetuar a admissão no e-Social, é necessário realizar um registro preliminar do empregador e do trabalhador no sistema. Isso geralmente inclui o Número de Identificação Social (NIS) do empregado, que pode ser o Número do PIS/PASEP, NIT ou o CPF.
- Acesso ao portal e-Social: acesse o portal do e-Social utilizando as credenciais da empresa (CNPJ e senha) no site oficial do e-Social.
- Cadastro do trabalhador: no sistema e-Social, busque a opção de cadastro do trabalhador e forneça as informações exigidas, como documentos, endereço, escolaridade, entre outros.
- Cadastro de vínculo empregatício: depois disso, é preciso registrar o vínculo empregatício. Informe a data de admissão, remuneração, jornada de trabalho, cargo, local de trabalho, entre outras informações do contrato.
- Registro de exames médicos: caso seja obrigatório para o cargo, registre os exames médicos admissionais conforme as normas de segurança e saúde no trabalho.
- Envio das informações: hora de enviar os dados. Lembre-se de revisar os dados antes de confirmar o envio.
- Geração e impressão dos documentos: após enviar os dados, o e-Social gera documentos como a CTPS digital, o Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT), e outros documentos relacionados ao vínculo empregatício. O e-Social alimenta a CTPS digital automaticamente.
Importante: em primeiro lugar, mantenha sempre os dados dos colaboradores atualizados, especialmente em caso de alterações. Atente-se também para os prazos do e-Social para evitar irregularidades.
Por que o e-Social indica uma tendência para o RH?
Primeiramente, o Brasil aprovou em anos recentes a Reforma Trabalhista, a qual dinamizou e modernizou o relacionamento entre empresas e colaboradores. Neste contexto, o e-Social também se consolidou como o sistema de dados empregatícios e previdenciários do Brasil.
Desta forma, as empresas reduzem burocracias, integram mais com o governo e também internamente, fortalecem o seu RH e fazem negócios mais transparentes com os trabalhadores. Por fim, o uso intensivo de tecnologia, muito pautada pelo e-Social, abre portas para que as empresas usem outros sistemas e soluções específicas para melhorar seus resultados.
Portanto, é o caso dos softwares oferecidos pela MarQ. que trazem dinamismo e redução de custos e integração para o RH de empresas de diferentes portes. Você pode testar todas as funcionalidades da nossa plataforma sem custo algum. Faça um teste grátis!
